1435 Respondo sobre automatización y herramientas para gestionar proyectos.

Hoy es viernes 9 de febrero de 2024 estamos en el episodio 1435 y vengo a responder consultas de oyentes sobre automatización y herramientas para gestionar proyectos.

Bienvenid@s a otro episodio.

Bienvenida y bienvenido a marketing para gente como uno.

Soy Carlos Malfatti, Consultor de Marketing y nos encontramos otra vez para hablar de Marketing, Emprendimiento, Redes Sociales, Contenidos, Publicidad y todo lo que tenés que saber para llegar a más personas, captar más clientes y vender más en internet.

Transcripción del episodio.

Otro viernes en el que respondo a clientes. ¿alguna duda? ¡Escribime!

Viernes de respuestas a preguntas de oyentes. Te invito, como lo suelo hacer, si estás interesada o interesado en que responda una duda que tengas.

Me escribís a oyentes @ carlos malfatti . com, tal como hizo Rodrigo

La pregunta de Rodrigo.

, que me escribe y me dice: «Hola, soy Rodrigo de Valencia, España, y tengo una startup que ofrece servicios digitales».

No me aclara qué servicios, pero bueno, estoy interesado en automatizar algunos procesos para mejorar la eficiencia y liberar tiempo para centrarme en el crecimiento del negocio. ¿Podrías recomendarme algunas herramientas de automatización esenciales para pequeñas empresas en el ámbito digital? Además, ¿cuáles son los procesos claves que debería considerar automatizar primero?

Mi respuesta a Rodrigo sobre automatizaciones.

Bueno, esta es una pregunta, Rodrigo, bastante amplia y bastante genérica, porque no me decís qué servicios ofreces.

Me estás hablando de algunos procesos, pero no me decís cuáles. Y después, herramientas esenciales y qué procesos claves. Bueno, vamos a hacerlo así. Yo lo que te voy a responder es, atento a lo genérica de tu pregunta. Y ojo, esto no es tampoco que te estoy criticando, sino simplemente lo digo de modo objetivo.

La invitación siempre que se trate de automatizar es, hay algunas premisas, por lo menos desde mi punto de vista. Primero, todas aquellas cosas que sean repetitivas, todas aquellas cosas que la herramienta de automatización, sea o no con inteligencia artificial, lo haga de manera mucho más rápida y más eficiente y con menor tasa de errores que el humano, ahí más o menos tendrías un digamos un acercamiento a la respuesta.

En segundo lugar, hay procesos que están relacionados con atención al cliente, como por ejemplo, lo que es la captación de los mismos, la entrega de información, el seguimiento, las respuestas. Y aquí hay muchísimas herramientas, y casi te diría que están en el podio de las más utilizadas, crear un bot que responda en tu sitio web puede ser un ejemplo.

Por eso aquí lo destaco con especial énfasis, porque hay quienes, en aras de automatizar, mejorar procesos, ser más eficientes, no brindan la misma calidad que si fuera una persona humana. En el caso del bot, hice episodios al respecto, está muy claro.

Entonces, al principio te dije cómo tendrías que evaluar el hecho de automatizar o no, y ahora hago foco principal en esto. Ojo con lo que vayas a automatizar.

En cuanto a herramientas, las clásicas son Zapier y Make. Son dos herramientas muy asequibles. En el caso de Zapier, que tengo ya en calendario un par de episodios para hablar de esto, se está metiendo de lleno con la inteligencia artificial, trabaja conectada con OpenAI, trabaja incluso con la posibilidad de crear asistentes, cosa que en Make, por lo menos al momento de grabar este episodio, no es posible.

Y no solamente que incorpora dentro de lo que serían los apps o las automatizaciones a OpenAI y GPT y toda esta familia de herramientas, sino también dentro del propio Zapier está la inteligencia artificial.

De forma que ahora, cuando vos querés automatizar, le escribís a la inteligencia artificial dentro de una ventanita, dentro de una caja de diálogo.

Me gustaría automatizar esto, Google Drive con tal cosa. Se lo explicas, y la herramienta te propone los apps para esa automatización, y esto está genial. Otra cosa que hoy te propone Zapier es la creación de bots automáticos tirando de inteligencia artificial y también algo llamado interfaces, que es genial. Te permite crear, no sé, formularios, una landing page y automatizar un montón de procesos.

Por eso sería Make o Zapier. Yo creo que Make se va a poner a la altura de Zapier, y además, Zapier picó en punta.

Pero mucho de esto está en beta. Pero son las dos herramientas que por lo general todo el mundo utiliza, incluido yo.

Así que espero haberte respondido. Sé que no he podido ir en profundidad con ejemplos concretos, pero bueno, tu pregunta era medio genérica. Yo te expliqué así en general cómo decidir qué proceso automatizar, a qué prestarle atención y dónde no cometer errores, y qué herramienta utilizar.

La pregunta de Laura.

La segunda de las preguntas es de Laura, y me dice: «Saludos desde Berlín, Alemania. Soy Laura, soy de una agencia de marketing. Nuestra agencia está creciendo, y queremos asegurarnos de estar utilizando las mejores herramientas para gestionar proyectos, comunicación con clientes y análisis de datos. ¿Cuáles son las herramientas imprescindibles que recomendarías para una agencia de marketing en expansión, especialmente en cuanto a gestión de proyectos y análisis de datos de clientes?»

Mi respuesta a Laura sobre herramientas para gestión de proyectos.

Bueno, hay varias herramientas. Lo que es gestión de proyecto, a mí me gusta más que nada, siempre que se pueda, por supuesto, no adaptar mi forma de trabajar a las herramientas, sino adaptar las herramientas a mi forma de trabajar.

Porque cuando vos tenés que adaptar tu forma de trabajar a las herramientas, quizás pasa lo que dije en el episodio del año pasado, de enero, creo que fue, que termina la herramienta matando tu productividad.

Por eso a mí me gusta utilizar Notion, porque Notion, si bien no es perfecta y hay un montón de cosas que se pueden mejorar, es como un lienzo en blanco, es como un lego que uno va construyendo a su medida.

Que quiero hacer esto, hago una base de datos. Que quiero hacer lo otro, conecto esta base de datos con esto, que quiero automatizar tal cosa, voy a Make o a Zapier, como le comentaba recién a Rodrigo, y hago una automatización con una base de datos de Notion, por ejemplo, y esto está genial.

Por un lado, entonces hay otras, vos tenés, por ejemplo, que son CRM, como podría ser Salesforce, como podría ser HubSpot, si querés trabajar con clientes, por ejemplo, todo lo que tiene que ver con análisis de datos, hay herramientas que justamente están concedidas para esto.

Y algunas trabajan con inteligencia artificial, e incluso el propio chat GPT, la versión plus que es multimodal, vos podés tirarle un Excel con data y te lo analiza.

Así que, nuevamente, la propuesta, Laura, es ver con qué te sentís vos más cómoda. Y siempre mi consejo será la menor cantidad de herramientas posibles.

Por eso te digo, si vos, con Notion y pagando Chat GPT, puedes resolver muchas de estas cosas, no tiene sentido tener un montón de herramientas y una herramienta para cada cosa.

También hay otras, por ejemplo, ClickUp o Airtable. Quiero decir, son herramientas muy potentes que te permiten gestionar no solamente la información de tus clientes, sino también un montón de procesos, analizar data y toda una serie de cuestiones.

Pero bueno, las herramientas, para mí, son como las rutinas de ejercicio o las dietas alimenticias, no hay una que sea igual para todo el mundo.

Yo creo que deberías comenzar probando con aquellas herramientas todo en uno. Si vos en una herramienta todo en uno, sea al estilo Notion, que vos la construís a tu medida, o sea al estilo de ClickUp, por ejemplo, que tiene un montón de cosas, si con esa herramienta vas listo, usa una sola herramienta.

Y la otra es decir, bueno, creo un sistema a partir de aquellas herramientas que ya vengo utilizando, porque a veces también mirar todos los datos o la curva de aprendizaje de determinada herramienta puede llegar a ser más que una solución, un problema.

Por ejemplo, podrías decir, yo utilizo el paquete de Office, el CRM lo hago con Notion, y el análisis de datos lo hago con inteligencia artificial con Chat GPT. Y de esta manera, no te corres de lo que ya estás usando e incorporas algo para suplir aquello que tu herramienta no tiene. Igual, atenti, ya que hablé de Office y que hablé de Google Copilot, acaba de lanzarse para todo lo que es la ofimática de Microsoft.

Esperemos, porque la verdad me asombra que Google esté tan dormido que no haya inteligencia artificial en Workspace, por ejemplo, que yo pago mes a mes. Imagino que no va a pasar mucho tiempo hasta que integre inteligencia artificial y todo lo que hoy estamos usando puede llegar a cambiar.

Porque si nosotros el software que venimos utilizando durante años, adicionalmente se le mete una capa de inteligencia artificial, mucho de esto que vos me preguntaste, lo vamos a poder hacer de forma nativa. Listo, ya está, ¿para qué voy a salir a buscar una herramienta si ya la tengo incluida?

Así que ese es otro consejo para cerrar que te daría. Fíjate, no te muevas mucho. Todo esto está cambiando en los próximos meses. Los grandes jugadores van a incorporar inteligencia artificial y un montón de funcionalidades consecuencia de ello. Tal vez no tengamos que ir hacia otras herramientas que hoy están de moda.

Así que atenti!.

En fin, espero que esta respuesta haya sido de utilidad para vos, Rodrigo, para vos, Laura, y para vos que me estás escuchando. Y no tengo más que decir por hoy, ni tampoco por mañana, porque es sábado. Desenchufa, descansa, pasa lo lindo. Que el lunes nos volvemos a encontrar. Chau, chau.

¿Querés vender más?

Si querés vender más puedo ayudarte. 🔥🔥🔥
¿Qué te parece si hacemos una consultoría por videollamada?

  1. reservás tu lugar.
  2. nos conectamos.
  3. me contás sobre tu negocio
  4. y te asesoro para que mejores tu marketing, contenidos, publicidad o lo que necesites.

¡Deja de perder tiempo, dinero y energía en acciones que no te dan resultados!
Empezá a vender con estrategias, metodologías, contenidos y publicidad.

👉 Escribime y reservá ya mismo tu lugar.