1433 Mis tareas con Gmail y Notion.

Hoy es miércoles 7 de febrero de 2024 estamos en el episodio 1433 y te vengo a contar como organizo las tareas de mi día productivo con Gmail y Notion.

Bienvenid@s a otro episodio.

Bienvenida y bienvenido a marketing para gente como uno.

Soy Carlos Malfatti, Consultor de Marketing y nos encontramos otra vez para hablar de Marketing, Emprendimiento, Redes Sociales, Contenidos, Publicidad y todo lo que tenés que saber para llegar a más personas, captar más clientes y vender más en internet.

Transcripción del episodio.

Otro episodio sobre poductividad.

Vuelvo a hablarte de productividad en este podcast y a decirte, si me conocés ya sabes y si recién te sumás, que has sido y todavía lo sigues siendo mi talón de Aquiles.

Y no porque sea un tipo poco productivo, que me considero que hago muchas cosas de manera muy eficiente, pero lo que ocurre es que todavía no le encontré la vuelta.

Por eso a lo largo de estos 5 años de podcast he hablado cantidad de veces de distintas formas de organizarse. Y esto es porque yo estoy buscando, como quien busca el santo grial, la forma mejor para optimizar mi trabajo.

Y eso tiene que ver con el episodio de hoy, donde te voy a contar lo que comencé a implementar en este 2024.

Mañana va a haber un episodio que podríamos considerar complementario a este, donde voy a mencionar un framework, una especie de marco de trabajo que acabo de hacer yo para las tareas. Pero bueno, no quiero quedarme en eso porque si no se me va a hacer muy largo el episodio.

Te cuento mi flujo de tareas con Gmail y Notion.

Como siempre digo, te lo cuento porque si me sirve a mí, puede que te sirva a vos. No te lo aseguro, pero por lo menos para decir, mira, te quiero transmitir esto porque capaz que sea piola.

Entonces, ¿qué herramientas estoy utilizando? Básicamente trato de sacarme de encima la mayor cantidad de herramientas y ser minimalista.

En algún momento, mira, y no sé si a final del año pasado o el mes que pasó, hablé sobre Gmail, que me iba a manejar con Gmail, con el correo y con las tareas dentro de Gmail y el calendar.

¿Pero qué es lo que me ocurre con Gmail? Porque en un momento decidí este año, dije, bueno, basta de Notion, basta de todo, solamente Gmail. Ahí voy a anotar todo en el correo y en el calendario y en tareas. ¿Qué es lo que ocurre? Y que te quedas corto. Yo por lo menos me quedo corto.

Tengo mucha documentación, tengo mucha información luego de todos estos años de trabajar con clientes y en mi propio proyecto. Que si una tarea la anoto, por ejemplo, en calendar, tengo que andar copiando y pegando enlaces.

Cosa que no ocurre cuando utilizo una base de datos de tareas en Notion. Con poner la arroba y llamar a esa hoja de un cliente o de un proyecto propio, donde está la información que necesito, lo resuelvo todo.

Ahora, ¿qué es lo que ocurría? Que esto también te lo comenté en un episodio. Que mi acercamiento anterior a Notion implicaba un proceso un poco más complejo.

Donde la tarea era creada, se le asignaba un responsable, se le ponía una etiqueta. Y toda una serie de cuestiones que están buenas, pero están buenas cuando vos tenés una tarea. Cuando vos tenés 10 tareas, deja de estar bueno.

Porque ya te lo comenté en ese episodio. Donde dije que la herramienta de productividad no debería ir en contra de la productividad. Entonces, uno puede en el papel concebir una base de datos genial en Notion. Donde pones responsable de la tarea, fecha de vencimiento, etiqueta, enlace a tal cosa, enlace a tal otro. Pero si vos das de alta una nueva tarea y tenés que disponer de tiempo para llenar cada uno de esos campos. Bueno, al final te consume más tiempo configurar la tarea que hacerla.

Elegí lo mejor de Gmail y de Notion.

Por eso es que digo, tengo que tomar otro enfoque y elegir el mejor de los dos mundos.

La idea de utilizar solo Gmail más Calendar seduce. ¿Por qué? Dentro del ecosistema de Google es muy sencillo. En dos o tres clics tenés todo a mano.

Vos podés entrar a Gmail, desplegás la barra lateral y tenés tus tareas y tenés también ahora tu calendario. Incluso ahora está habilitado el calendario de citas.

Pero ¿qué pasa? Que cuando vos necesitas más contexto o referenciarte a un proyecto que tiene mucha información. Hace agua, como te decía recién.

Entonces, ¿cómo encaré esto?

Digo, bueno, yo trabajo con Time Blocking. Por lo tanto, en mi calendario tengo definidos espacios de tiempo para las tareas propias de mi negocio. Y otra serie de bloques de tiempo para ir distribuyendo las tareas dentro de los mismos.

Entonces digo, bueno, esto no lo puedo resignar porque me permite saber bien y crear rutinas de trabajo. ¿Qué puedo hacer? Bueno, en vez de ir a Calendar, porque en un momento llegué a tener calendarios duplicados.

Por un lado tenía el calendario en Google y por el otro lado en Notion. Lo que hago ahora es trabajar todo dentro de la base de datos de Notion.

Mi base de datos de tareas que se enlaza con la base de datos de proyectos. Y esa base de datos en Notion, si conoces Notion, sabés que uno puede crear vistas.

Por lo tanto, yo tengo dos vistas. Una vista con todas las tareas pendientes y una vista calendario. De modo que ahí sí puedo poner la tarea en el día que corresponde y en la hora que corresponde de acuerdo al bloque de tiempo.

Si es una tarea de cliente, cae dentro del Time Blocking dedicado a clientes. Si es una tarea de mi negocio, cae dentro del Time Blocking de mi negocio. Y con esto me soluciono la vida.

Mi correo es vital en mis tareas.

Por lo general, un gran porcentaje de las tareas viene a partir de correo electrónico. La bandeja de entrada es una de las fuentes más importantes, diría casi la más importante, de tareas.

Entonces lo que hago es clasificar las tareas. Cuando yo abro Gmail, yo tengo tres pequeños bloques de tiempo a lo largo de mi horario laboral. En el primer bloque de tiempo por la mañana hago una barrida. Y ahí defino qué dejo en la bandeja de entrada y qué borro o qué archivo.

En el bloque del medio, lo que hago ahí es un bloque más generoso donde respondo. No solamente al correo, sino también respondo los mensajes de WhatsApp de los clientes, por ejemplo. Y por la tarde hago otra limpieza y también puedo responder aquellas conversaciones que se generaron a partir del bloque anterior.

De modo que cuando algo entra en Gmail, tengo que decidir si lo archivo o lo borro. Eso en primer lugar. Luego, si eso que está ahí se transforma en una tarea, esa tarea puede tener una fecha o puede no tenerla.

Imaginate que yo digo, me encantaría escribir un libro sobre marketing, pero ahora no lo voy a hacer. Pero no quiero perder esa idea. Bueno, eso es una tarea sin fecha. Cuando decida que me siento a escribir, le voy a poner una fecha.

Esta es una forma también de sacarme de encima cosas que de otra manera quedaban por ahí dando vueltas. Y aquello que no provenga de Gmail es lo mismo.

Espero que lo que te conté te sirva en tus tareas.

Así que más o menos espero no haberte aburrido y no haberte enroscado la cabeza. Pero si tuviera que resumirtelo, la idea sería esta.

Cuando te llegue algo, analiza si realmente es importante para transformarlo en una tarea o directamente borrarlo o archivarlo. Y luego, si ya decidiste que vas a trabajar en eso, tenés dos opciones. Definir una fecha, un día y una hora, ponerlo en calendario o enviarlo como tarea y dejarlo sin fecha.

Luego, una vez cada tanto, yo lo que hago es sentarme a ver aquellas cosas que están sin fecha para ponerle fecha y finalmente encargarme de eso.

Mañana sigo hablando de este tema porque te voy a presentar mi metodología que persigue el objetivo de hacer las tareas de un modo eficiente.

Y no solo hacerlas, sino hacerlas importantes. Así que bueno, espero que este episodio haya sido de utilidad para vos.

No tengo más que decir por hoy, pero sí por mañana porque mañana nos volvemos a encontrar. Te espero. Chau chau.

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