Marketing digital para gente como uno

Episodio 64 | Hacé valer tu tiempo y dispará tu productividad con Toggl.


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Ahorrar tiempo y mejorar tu productividad son dos objetivos que podés alcanzar de manera fácil gracias a esta herramienta gratuita llamada Toggl. Es ideal para tomar el tiempo a tus tareas y saber con exactitud que actividad consume la mayor parte de tu día.

El tiempo es relativo.

Si estas mirando una película divertida el tiempo se te va como arena entre los dedos. Cuando tenés que hacer un trámite en una dependencia estatal cada minuto equivale a un día y así sucesivamente.

No es novedad que nuestros sentidos nos engañan y esto que en cierto modo no deja ser divertido pero cuando se trata de trabajo se transforma en algo más serio.

Los emprendedores que no tenemos jefes y gestionamos nuestras tareas con respecto al tiempo que tenemos sabemos lo importante que es aprovechar cada segundo. Por un lado para mejorar nuestra productividad y por otro para organizarnos de manera tal que nuestro trabajo no nos lleve todo el día.

Siempre te digo que una vida ideal debe ser equilibrada para que puedas hacer lugar para el trabajo, la familia, los amigos, el ocio, la capacitación y todo aquello que para vos sea valioso.

En este contexto, utilizar una buena aplicación que te ayude a medir cuanto tiempo te lleva cada tarea es de suma importancia para lograr dicho equilibrio y también para facturar correctamente tu trabajo cuando cobras por horas.

Lidiando con la ley de Parkinson.

Decía el historiador británico:

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”

Cyrill Northcote Parkinson

En buen romance: Aunque cierta tarea se pueda realizar en menos tiempo vamos a utilizar todo el que tengamos disponible.

Si tenemos mucho tiempo vamos con tranquilidad, prestamos atención a cosas superfluas y damos vueltas con asuntos poco importantes. Sentimos que “tenemos tiempo de sobra”. En cambio, cuando el tiempo apremia, aceleramos y hacemos todo de manera más sencilla.

Un buen ejemplo es el de aquella persona que tiene que rendir un examen. Al principio estudia subrayando los libros, tomando apuntes de manera meticulosa, resumiendo toda la información, etc. Cuando está a pocos días de rendir se centra solo en lo importante.

Toggl nos permite saber cuanto tiempo llevamos invertido (o gastado) en cierta tarea y ajustarnos e ello.

Les presento a Toggl.

Toggl, como muchas otras aplicaciones es freemium, esto significa que hay una versión gratis y una versión con más funcionalidades y opciones por la que hay que pagar. Sin embargo, para la mayoría de los casos, la versión gratuita es más que suficiente.

Antes de elegir Toggl probé muchas aplicaciones, entre ellas Rescuetime y Timeneye, salvo por algunos detalles la mayoría de aplicaciones de seguimiento del tiempo ofrecen similares funcionalidades. Algunas traen un gestor de tareas, otras permiten exportar los datos o visualizarlos en un dashboard, están las que se vinculan con otras apps de productividad y las que permiten trabajar con equipos.

Hay tanto para elegir que muchas veces se nos complica cuando me decidí por Toggl lo hice porque me pareció la mejor opción para mi forma de trabajar.En fin, hay de todo.

¿Por qué elegí Toggl?

  • Es muy sencilla de utilizar.
  • Es multiplataforma.
  • La versión gratis ofrece mucho más que las versiones gratis de otras apps.

Características de Toggl.

Plataformas.

  • Escritorio: Mac, Linux y Windows.
  • Smartphone: Android, iOS.
  • Extensiones para Chrome y Mozilla Firefox.

Función de seguimiento del tiempo.

  • Se pueden trackear tareas o proyectos.
  • Borrar entradas de tiempo. (si nos olvidamos de parar la app).
  • Agregar entradas manualmente. (si nos olvidamos de activarla)
  • Línea de tiempo la aplicación de escritorio guarda el tiempo que utilizamos en cada app o página web.
  • Autotracker: se puede elegir un programa como disparador al abrirlo Toggl empieza a trackear el tiempo.
  • Etiquetas: Podemos etiquetar las tareas.
  • Permite atajos de teclado.
  • Tiempo de inactividad: Toggl detecta cuando no estamos usando el teclado y lo notifica. Podemos añadir ese tiempo o descartarlo.
  • Modo offline: Se puede trackear sin conexión a Internet.

Reportes.

  • Facturación: permite definir un valor hora para facturar a los clientes.
  • Exportación de datos: admite exportación en PDF.
  • Importación: mediante CSV podés importar proyectos, clientes, usuarios, etiquetas, etc.
  • Reportes detallados: por días, semana y mes.
  • Panel de control: viene con un práctico dashboard.

Gestión de proyectos.

  • Se pueden archivar proyectos.
  • Dar colores a cada proyecto para mejor identificación.
  • La versión gratis permite proyectos y clientes ilimitados.

Gestión de equipos.

  • Permite trabajar con organizaciones de gran tamaño.
  • Se puede desactivar (sin eliminar) usuarios.
  • Se pueden configurar niveles de acceso por usuario.
  • El panel de equipo muestra el tiempo que cada usuario utilizó para cada tarea.

Integraciones.

Toggl se integra con las más populares herramientas de productividad.

Asana | Basecamp | Freshbooks | GitHub | Teamweek

Aquí te dejo la lista de funcionalidades de Toggl para que compares la versión gratis con la premium.

Lo más difícil de Toggl es acostumbrarse a usarla.

Hace más de un año que la utilizo y todavía me cuesta adaptarme. Lo más difícil de esto es crear el hábito y aunque algunas veces “se me escapa” y me pongo a trabajar sin trackear el tiempo (aunque luego lo corrijo) hay una gran diferencia entre mi trabajo antes de esta app y el trabajo actual.

Usar Toggl para medir el tiempo que me lleva cada tarea no solo me ayudó a ser más productivo, también me ayudo a presupuestar con mayor exactitud mi trabajo.

Cuando uno se acostumbra a tomar el tiempo que le lleva cada tarea a la hora de hacer un presupuesto sabe el tiempo que debe invertir y por ende cobrar a sus clientes.

Espero que este gran aplicación te sea de utilidad como lo es para mí.

Espero tu feedback.

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Mañana viernes haré un episodio bien sencillo en el que te voy a comentar un genial plugin para que puedas recibir mensajes en tu WhatsApp desde tu página web. ¡Te espero!

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