1293 Citas en Google Calendar, adiós Calendly.

Si te dedicás a brindar servicios y ofrecés citas, consultorías por videollamadas, turnos para masajes o actividades similares estás de parabienes. Google acaba de lanzar una actualización y permite crear una agenda de citas (totalmente gratis) que podés utilizar para dar turnos de forma fácil y sencilla..

Bienvenid@s a otro episodio.

Bienvenida y bienvenido a marketing para gente como uno.

Soy Carlos Malfatti, Consultor de Marketing y nos encontramos otra vez para hablar de Marketing, Emprendimiento, Redes Sociales, Contenidos, Publicidad y todo lo que tenés que saber para llegar a más personas, captar más clientes y vender más en internet.

Transcripción del episodio.

Citas en Google Calendar.

El episodio de hoy se llama CITAS EN GOOGLE CALENDAR A DIOS CALENDLY porque la verdad que Google la ha clavado en el ángulo.

Sobre todo teniendo en cuenta la cantidad de gente que utiliza las cuentas de Gmail en la versión de Workspace o en la versión gratuita y teniendo en cuenta justamente este componente, el de la gratuidad.

Esto quiere decir que ¿quien va a pagar por un software sea Calendly, o sea un plugin de WordPress para citas cuando lo tienes de manera gratuita en Google?

Por supuesto que puede pesar el hecho de que los software tengan integraciones con pasarelas de pago que en el caso de Google solamente está disponible de momento para Stripe y para quienes utilizan Google Workspace, pero estimo que no va a faltar mucho tiempo para que esto empiece a aparecer.

Pero como no vine aquí a hablar de Calendly, ya mismo empiezo a contarte de qué se trata el sistema de citas de Google.

Configuración de citas en Google Calendar.

Bueno, imagínate que vos estás en tu compu, abrís Google Calendar y te vas a cualquier cuadradito que uno hace click para crear un evento.

Cuando haces clic se te va a abrir el pop-up. Antes teníamos tres pestañas, evento, tarea y recordatorio.
Ahora se añade una más que es agenda de citas. Entonces, ¿cómo se configura?

Duración de la cita.

Bueno, lo primero tenés que definir la duración de esa cita, de esa reunión.

El mínimo es 15 minutos, después podés poner 30, 45, 60 de ahí para arriba.

Definí tu disponibilidad.

A continuación tenés que definir la disponibilidad general, esto significa qué días y qué horas tenés disponibles.

Vos podrías definir, por ejemplo, que de 9 a 12 horas lo ponés a disposición de tus clientes para que reserven una cita con vos.

Vas a ver en la interfaz que dice lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, esto en vertical y cada línea horizontal es el día, el horario de comienzo y fin del bloque.

Después tenés un botoncito para deshabilitar ese día, otro botoncito con el signo más para habilitarlo y un icono de copiar.

Entonces vos podés ir al día lunes y poner 9 am horario de comienzo, 12 am horario de finalización del bloque disponible para reservar citas y después te vas abajo, haces clic en el martes, miércoles, jueves, viernes, por ejemplo, volvés al lunes y el último icono, el de copiar, lo presionas porque es la opción llamada copiar en todos, significa que ese horario, ese bloque que reservaste, se va a copiar todos los días.

Entonces te va a quedar que todos los días de 9 a 12 tenés disponible un horario para citas. En el caso de que vos quieras hacerlo manual día por día, también lo podés hacer.

Citas y reuniones repetidas.

Después tenés la opción de que se repita o no se repita.

¿viste que cuando vos creas un evento en Google Calendar, podés decir que este evento se repita todos los días y nunca finalice o podés decir que sea un día puntual o en un rango determinado? Bueno, exactamente lo mismo tenés aquí.

Configurar la zona horaria para las citas..

¿Qué sigue? Zona horaria y esto está buenísimo.

Imaginemos mi caso que yo atiendo clientes fuera de Argentina. Si están en España es una hora, si están en México es otra hora, si están en Estados Unidos o en Chile pueden variar las horas.

Entonces yo en mi calendario voy a ver el horario local, el de Argentina. Cuando yo comparta la agenda públicamente o le envíe un enlace a mi cliente para que reserve, él verá su horario local.

Entonces ya no tenemos que ponernos de acuerdo, es decir, las cuatro de Argentina son las tres de Miami, las cinco de no sé qué son las cuatro de España.

Directamente yo lo voy a ver en mi hora y él lo va a ver en su hora.

Plazos para reservar citas.

Luego tenés otra opción llamada plazo para programar citas.

Es importante porque vos podés establecer cuánto es lo máximo de anticipación que alguien puede reservar.

Por default son 60 días. Esto significa que alguien podría reservar con 60 días de anticipación una cita con vos. Obviamente esto lo podés modificar.

Y el mínimo son horas. Vos podés decir, bueno, mínimo una hora.

Configurar días u horas no disponibles para reservar citas.

Otra característica muy interesante es la que denomina el propio calendar disponibilidad ajustada.

Que la traducción está un poco mal, significa lo siguiente:

¿Viste que cuando configuramos al principio dijimos que de lunes a viernes podíamos ofrecer a nuestros clientes tres horas de 9 a 12 para que puedan reservar una cita?

Ahora imaginá que el jueves que viene tenés que ir al médico.

En ese caso ingresás y modificás ese día y lo ponés como no disponible.
Decís, bueno, de lunes a viernes sí, pero este día puntual o a esta hora concreta nadie puede reservar. Y eso desaparece.

Acá es importante que sepas que lo que vos ves en el calendario no es lo mismo que van a ver las personas. Las personas solamente van a ver los días y las horas disponibles para que las puedan reservar.

Tiempo libre entre reunión y reunión.

Tenés otra opción que es configuración de citas reservadas. Nuevamente creo que la traducción no es la mejor.

Significa que vos podés establecer un colchón de tiempo entre reunión y reunión para que no se te peguen.

Vamos a suponer que yo establezco que las reuniones son de 45 minutos y de 9 a 12.

Entonces tendría de 9 a 9 45, dispongo de 15 minutos de espacio de tiempo, a las 10 comienza otra, luego 15 minutos de espacio de tiempo y así sucesivamente.

Máximo de reservas por día.

Otra opción que me parece muy interesante es la de máximo de reservas por día y funciona así.

maginemos que vos decís, bueno, los viernes voy a dedicarlos a darle lugar a mis clientes para que se reúnan conmigo y digo, bueno, 8 horas dispongo.

Pero claro, eso no significa que vos tengas que estar las 8 horas de reunión. Simplemente decís, tengo 8 horas disponibles, pero un máximo de 4 reuniones por viernes.

Viene alguien y reserva, luego viene otro, luego viene otro, luego viene otro y ya en número 5 no va a poder reservar porque se cubrieron las 4 que vos definiste.

Página pública de reservas de Google.

Una vez configurado el funcionamiento de la agenda ahora debemos configurar es la página que podemos mostrar públicamente.

Ya sea en un enlace determinado, compartir ese link o la podemos embeber en nuestro sitio web. Y eso está genial.

Vos podrías tener una página de tu sitio web.com barra citas y la gente entra ahí y reserva un horario.

Detalles de la cita.

• Entonces ahí lo que tenemos es la foto y el nombre que va a aparecer la foto que vos tengas configurada en tu cuenta de Google.
• Luego, esto es interesante, lugar de reunión por videoconferencia utilizando Google Meet. Podés definir que sea una reunión presencial, una llamada telefónica o dejarlo en blanco para especificarlo luego.
• Después tenés un campo de descripción del mismo modo que ocurre en calendar cuando vos reservas un evento.
• Por ejemplo, podés indicar a la persona en este campo instrucciones para que venga preparada para la reunión, por ejemplo.
• Luego tenés un formulario que es muy básico, donde nombre, apellido y dirección de correo electrónico son obligatorios.
• Este formulario aparece cuando alguien hace clic para reservar una hora. Se le abre el formulario, tiene que poner su nombre, su apellido, su correo.
• En el caso de que esté logueado, le va a aparecer por defecto el nombre de su Gmail, su nombre, apellido y su mail. Y vos podés agregar otros elementos, por ejemplo, una pregunta.

Confirmar la cita.

Por último, las confirmaciones.

La versión gratuita, te va a permitir o va a hacer que vos recibas un correo y también la persona que reservó la cita. Las opciones pagas hacen que ese correo se pueda programar y agregar otras notificaciones.

Compartir tu calendario de Citas.

Para finalizar, vos podés compartir esta página como vínculo.

Podés compartirlo como un código para embeberlo en tu sitio web.

También podés publicarlo como un botón que diga, por ejemplo: «botón para citas» . De forma que la persona al cliquear vea horarios y días disponibles y pueda reservar su cita.

Citas con Google calendar. Conclusiones.

Así que creo que he explicado todo y creo que lo hice bastante claro. Así que nada, probalo, después me decís cómo te fue.

Esto ha sido todo por hoy, pero no por mañana, porque mañana nos volvemos a encontrar. Chau chau.

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