1370 Cómo organizo mis tareas con Gmail y Calendar.

¿Te cuesta organizar tu día a día? ¿Se te apilan las tareas, trabajás mucho pero avanzás poco? Lo primero a decirte es «tranqui», esto es normal. Lo segundo es compartir hoy con vos mi experiencia con respecto a cómo organizo mis tareas cada día. Escuchá y tomá nota, seguro que mi ejemplo te puede ayudar.

Bienvenid@s a otro episodio.

Bienvenida y bienvenido a marketing para gente como uno.

Soy Carlos Malfatti, Consultor de Marketing y nos encontramos otra vez para hablar de Marketing, Emprendimiento, Redes Sociales, Contenidos, Publicidad y todo lo que tenés que saber para llegar a más personas, captar más clientes y vender más en internet.

Transcripción del episodio.

Productividad y Organización con Calendar y Gmail.

Un episodio que tiene que ver con productividad, que tiene que ver con organización, donde vengo a contarte cómo me organizo y no es la primera vez que lo hago y esto obedece a una razón principal, es que yo sigo buscando el método, no sé si perfecto o infalible, pero trato de ir modificando en la medida que mi contexto se modifica.

Me interesa compartir mi experiencia real.

¿Y por qué te cuento esto?

Bueno, en primer lugar porque no me gusta transmitir la sensación de perfección, no es la primera vez que te lo cuento, pero cuando yo escucho o veo un video o un contenido en redes sociales de algún creador de contenidos o influencer que, bueno, da a entender que le va todo bien, que es perfecto, que se organiza, que hace un montón de cosas, que no pierde tiempo, bueno, no me gusta.

A mí esa imagen no me gusta transmitir, en primer lugar porque no es cierta. Y en segundo lugar porque puede hacer que vos que me estás escuchando, si no sos lo perfecto que supuestamente deberías ser, te sientas mal y no sé qué.

Así que lo primero es decirte esto y en segundo lugar es que estoy convencido de que lo que yo te cuento te puede ayudar.

Alguna cosa que te diga hoy o que te digo cada día en cada episodio puede ser de ayuda para vos. Entonces, si algo no me funciona, busco otra alternativa.

Por eso hay un montón de episodios en los que cuento cómo me organizo. He cambiado de sistema, he cambiado de herramienta.

He cambiado… He cambiado de marco de trabajo. O sea, montones de cosas he venido haciendo a lo largo de estos prácticamente cinco años tratando de encontrar aquella fórmula que me sirva.

Notion, en vez de hacerme más productivo me hacía gastar más tiempo.

Lo primero es decirte que este último tiempo vengo trabajando todo en Notion. Incluso mis tareas a punto tal que creé una base de datos de tareas donde vinculo las bases de datos con mis clientes con la base de datos de mi negocio que vendría a ser como un cliente más. De modo que cada cliente es un proyecto. Y para cada proyecto hay una tarea.

¿Y dónde me surgió el problema?
Bueno, en primer lugar, me lleva mucho tiempo diseñar este sistema de organización y además mucho tiempo diseñando el volcado de tareas. Termina haciéndose algo mucho más demandante en términos de tiempo.
Por lo tanto, si yo tengo un sistema para ser más productivo, pero resulta que el propio sistema termina haciendo que yo sea menos productivo, ¿dónde está la gracia?

Y lo segundo. El segundo tiene que ver también con lo abrumadora que puede ser a veces una aplicación o un sistema o un calendario o una tabla o una base de datos cuando tenés muchos elementos.

Porque una cosa es trabajar temprano por la mañana. Yo soy de madrugar. Tres y media, cuatro, cuatro y media, cinco, seis de la mañana como mucho, como tarde.

Y una cosa es levantarse con toda la energía, con toda la lucidez, con todo el foco y encarás cualquier cosa. Pero no resulta igual cuando avanzan las horas. Y ya tu cerebro… El cerebro está un poco más cansado. Ya pensaste mucho. La actividad que yo realizo es una actividad que tiene mucha carga de trabajo mental.

Entonces después, cuando ya está el cansancio, mirás una base de datos con las tareas y la verdad que es abrumador a punto tal que termina quedando ahí. Hay días que hago la tarea y ni siquiera me meto a la base de datos a modificar el estado de la tarea o a poner como que la terminé. Y después se me hace una ensalada que no la entiendo ni yo.

Por lo tanto… Decidí cortar por lo sano y simplificar.

Simplificando con Gmail y Time Blocking.

¿De qué manera? Bueno, utilizando Gmail, utilizando las propias tareas que desde Gmail se pueden marcar. Todo dentro de lo que es Google.

Por supuesto, utilizando Notion como repositorio de los elementos que necesito para las tareas y de la información. Y por último, todo enmarcado en lo que se denomina Time Blocking.

Entonces, te voy a dar dos ejemplos.

Cuando me llega un correo.

En primer lugar, los correos. Cuando me llega un correo pueden pasar varias cosas.

Que sea un correo no deseado. En ese caso, lo elimino o lo marco como spam.

Puede ser algo que me interese, pero no para el momento, sino que lo voy a ver después. Puede ser quizá una información, una newsletter a la que estoy suscripto, que son apenas 4 o 5. Antes tenía muchísimas, ahora apenas 4 o 5. Pero es un tema que me interesa o a partir del cual puedo crear un contenido.

Bueno, en ese caso lo que hago es… Si tengo ya idea de cuándo voy a realizar el correo, voy a realizar esa tarea directamente sin salirme de Gmail. Voy en el panel lateral derecho. Voy a Task, o sea a tareas y ya le defino un día y una hora.

Ese día y esa hora no son arbitrarios. Se corresponden con mi Time Blocking. Si es algo, por ejemplo, de capacitación, lo ubicaré en el bloque correspondiente. Si es de mis clientes, lo mismo. Y si es algo para mí, para mi negocio, irá a los bloques que tienen que ver con… mi negocio.

Tareas que no surgen de un email.

Y lo mismo pasa con aquellas tareas que no son a partir de un correo. Si yo tengo una tarea para hacer, hago lo mismo. Sabiendo el momento disponible para la tarea, le doy fecha y hora. De lo contrario, lo marco igual como tarea, pero lo dejo pendiente para poner en calendario.

Un día para organizar lo pendiente.

Esto te lo explico más fácil con este ejemplo. Imaginate que es lunes y estoy viendo todo lo que tengo que hacer en la semana.

Las tareas sobre las cuales ya sé qué día y a qué hora las voy a hacer, las ubico. Las que no, las ubico a todas el mismo día. Imaginate que hoy es lunes, digo bueno, el miércoles defino cómo ubico todas estas tareas en el calendario.

Entonces, a todas les pongo día miércoles, pero no les pongo una hora. Entonces, cuando vos miras el calendario en Google Calendar, ahí tenés, en mi caso, las tareas con su fecha y con su hora. Y después, el día miércoles voy a tener toda una lista de tareas que están ahí pendientes, pero sin fecha.

Entonces, cuando llega el miércoles, yo tengo un bloque definido para organizar lo pendiente. Y ahí iré poniendo cada una de esas tareas, el día y la hora que le va a corresponder. De acuerdo siempre a este time blocking.

Notion como Repositorio.

Si es una tarea sencilla, simplemente en la propia tarea, en el task de Google Calendar, o desde Gmail o desde el propio calendario, escribo el detalle de la tarea. O sea, algún dato que me sirve a mí para hacer esa tarea.

Si la tarea tiene más elementos, por ejemplo, documentación de un cliente o un PDF, o mirar un video o escuchar un audio, lo que sea, en ese caso la bajo a Notion y pego el enlace de Notion en la tarea.

¿Y por qué Notion? Bueno, porque me permite, como te decía, agrupar más información que la cajita de las tareas en Gmail. O en Calendar, que es mucho más pequeña.

Gracias a esto, que así contado parece un proceso largo y tedioso, en realidad es muy sencillo.

Es mirar el correo y las tareas que sé cuándo las voy a hacer las pongo ya a fecha y hora, y las demás las mando como tareas a un día determinado que luego, ese día, tengo un bloque de tiempo para organizar. Y lo mismo con todo aquello que no está en el correo.

Conclusión.

Espero que lo que te acabo de contarte sea de utilidad. En todo caso, como siempre digo, hacelo y después me contás cómo te fue.

En fin, espero que este episodio haya sido de utilidad para vos. No tengo nada más que decir por hoy, pero sí por mañana, porque mañana voy a venir a contarte las novedades de la última actualización de ChatGPT. Así que te espero. Chau chau.

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