1749 De Inbox Cero a Gmail Cero gracias a la IA.

Hoy es jueves 24 de abril de 2025, episodio 1749, y quiero contarte cómo estoy transformando mi forma de trabajar con el correo electrónico. Pasé de aplicar la metodología Inbox Cero a algo todavía más potente: Gmail Cero. ¿La clave? Automatización, foco, y mucha inteligencia artificial.

Bienvenid@s a otro episodio.

Bienvenida y bienvenido a marketing para gente como uno.

Soy Carlos Malfatti, Consultor de Marketing y nos encontramos otra vez para hablar de Marketing, Emprendimiento, Redes Sociales, Contenidos, Publicidad y todo lo que tenés que saber para llegar a más personas, captar más clientes y vender más en internet.

Cómo vacié mi Gmail gracias a la IA.

Hola, ¿cómo va? Hoy quiero hablarte de cómo pasé de tener mi bandeja vacía a tener prácticamente todo mi Gmail vacío. Y esto no es un capricho, sino que tiene que ver con trabajar mejor.

Gracias a la inteligencia artificial no hago más lo que hacía antes, que era guardar las cosas por las dudas. Ya esto no va a más y te voy a explicar si lo querés hacer cómo y sus beneficios también, porque esto te va a ayudar muchísimo en tu día a día, ya sea para tu productividad personal o para mejoras en tu negocio.

Productividad basada en experiencia personal.

Hoy vengo a hablarte entonces de productividad a partir de una experiencia personal y esto podría ser tranquilamente una continuación del episodio que ya te digo cuál es, el episodio del jueves pasado, del 17, que le puse por título Trabajá mucho para trabajar poco, donde te conté que a partir de primeras automatizaciones que hice, luego fui a un segundo grupo de automatizaciones mediante las cuales ahora toda mi bandeja de entrada en Gmail o por lo menos el 90% o 80% lo manejo con una automatización.

Las cinco etiquetas clave.

Lo que es newsletters, tareas y proyectos, ideas para contenido, pagos y la otra que ahora no me acuerdo, capacitación, ahí está, 5, se gestionan de manera automática a partir de precisamente automatizaciones que hice con inteligencia artificial.

Que toman esos correos que se etiquetan automáticamente, como vos podés hacerlo en Gmail, es decir, todo correo que venga, o sea, viste que aplicás un filtro, bueno, filtrar correos como esto, le aplicás la etiqueta tal, bueno, entonces cuando me viene un correo de una newsletter de determinado creador de contenido, lo etiqueta como newsletter.

Cómo funciona la automatización.

Una automatización, lee mi bandeja de entrada, encuentra los correos etiquetados como newsletter, lo manda al archivo, los marca como leídos y me los enlista en un documento de Google que además lo pone dentro de un evento en el calendario.

De manera que yo, por ejemplo, todos los sábados a las 10 de la mañana, tengo un periodo de tiempo ya bloqueado para mirar las newsletters y decidir qué sirve y qué no sirve.

Productividad real: menos distracciones, más foco.

Porque aquí está la clave, a ver, no es que voy a hacer esto para no tener que leer en un día dos o tres newsletter o al otro día tampoco. Eso por supuesto que sí, ya en principio gano mucho en tiempo y en productividad al tener directamente que no darle bolilla al correo, ya me desentiendo.

No importa, o sea, no te niego que miro la bandeja y digo, hay muchas cosas, pero yo sé que a cierta hora del día se vacía, ¿por qué? Porque se encarga la automatización.

Automatizar también es decidir cuándo decidir.

Entonces, por un lado, ya no le doy bola. Me llega una newsletter, me llega algo para pagar, yo mismo me mando un correo con una idea de contenido o miro un tutorial en YouTube y considero que está bueno guardarlo porque lo voy a necesitar la semana que viene para implementar, no sé, algo en Make, por dar un ejemplo. Listo, lo guardo, me lo mando por correo y ahí queda.

Pero yo no tengo que meterme al correo y decidir, uche, ¿qué voy a hacer con esto? No, no, eso lo voy a decidir el día que ya decidí, valga la redundancia, hacerlo.

Bloques de tiempo para curar el contenido.

Por eso en el calendario hay bloques de tiempo, generalmente los fines de semana, aunque hay algunos que son durante la semana, destinados a, mejor dicho, a curar esos correos.

Yo voy a abrir el próximo sábado, en el bloque de tiempo de newsletters, ese documento de Google que fue alimentado por mi automatización, donde están todos los correos que me llegaron con la etiqueta newsletter y decidiré en ese acto qué guardo y qué no guardo, qué voy a utilizar o qué no, o si tengo que ubicarlo en algún lugar determinado.

Menos tiempo al correo, más foco en lo importante.

Esta es la gracia. Por un lado, menos tiempo le tengo que dedicar al correo electrónico. Me desentiendo de por lo menos el 80% de los correos que me llegan y solamente en los bloques de tiempo de lunes a viernes abro los correos que son, por ejemplo, de clientes o que no entran en esas categorías.

Esos hilos abro, no en cualquier momento. Los abro en el momento en el que, en mi calendario, he decidido abrir correos.

Cero distracción, máxima productividad.

Yo trabajo de esta manera, de forma organizada, porque si vos a cada rato estás abriendo correos, no avanzás nunca. La gracia es ponerte a laburar con foco, cero distracción en la medida de lo posible.

Entonces, como te comentaba, durante la semana y en algún caso cada 15 días, tengo bloques que están creados con anterioridad, con el objetivo de sentarme tranquilo y mirar todo lo que almacené de capacitación, todo lo que almacené como ideas de contenido.

Bueno, en realidad no es “almacené”, porque este sistema justamente lo que busca evitar es almacenar excesivamente cosas que nunca voy a utilizar.

El desorden digital también pesa.

Antes de o mientras montaba este sistema, ¿sabés cuántos correos borré? 6.000 newsletters que algunas eran del año 2017.

¿Por qué? Y bueno, por las dudas. Oh, mirá lo que dice este, es interesante, podría ser un episodio. Ah, mirá lo que dice aquel. Ah, mirá esto que es para configurar tal herramienta o tal cosa en tal lugar. Me lo voy a guardar.

Pero claro, ahí quedaba, no lo abría nunca. ¿Y cuál es el problema? No importa que tu herramienta de correo, no sé, Gmail, te permita buscar y filtrar. Igual es una molestia.

La sensación de tener cosas pendientes.

Yo por lo menos —ojo, hay gente que no le interesa, o sea, le da lo mismo vivir en el desorden— soy un tipo bastante ordenado y la verdad es que siento la presión de tener una bandeja, o mejor dicho, un correo donde hay una etiqueta que se llama «capacitación» y tengo 300 correos.

Es como que siento que están ahí y me dicen: che, ¿cuándo nos vas a dar bola? Eh, acá estamos, eh, ¿para qué nos guardaste? Si no nos vas a usar.

De inbox cero a Gmail cero.

Entonces decidí no solamente lo de inbox cero, que ya lo venía haciendo —o sea, tener la bandeja de entrada limpia o lo más limpio posible— sino ahora, este es un paso adicional: es Gmail cero.

Ejemplo con los bancos. Me llega un correo de un banco con el resumen de la tarjeta, listo, se guarda en Drive, borro el correo. Me toca pagarlo, lo pago, guardo el recibo, borro el correo.

Ya no guardo cosas porque sí, sin importar de la categoría que sea.

La liviandad del orden.

Entonces trabajo mucho más tranquilo, mucho más liviano, no se me acumula nada.

Pero además, y más importante, es como que voy poco a poco —porque esto lo acabo de implementar, recién me voy acostumbrando— haciéndome experto en el arte de decir que no.

Porque a veces, lograr objetivos, cumplir con los plazos, hacer las tareas prioritarias, tiene más que ver con dejar de hacer cosas que con hacerlas.

Decidir qué no hacer también es productividad.

Obvio, hay que hacer cosas, porque si vos no hacés lo importante, nunca vas a lograr nada. Pero paralelamente, tenés que dejar de hacer aquello que no es importante.

Y esto se adquiere con la práctica, y se adquiere con la habilidad de decidir sin que te tiemble el pulso.

¿Sabés la cantidad de correos y de cosas que yo guardaba? Sin ir más lejos, en Notion tenía una base de datos con 500 ideas de contenido, que si yo las dividía por buyer persona, por tipo o por formato, por plataforma, eran miles.

Entonces, borré todo. Y vos decís: ¿cómo? Yo no tengo ninguna idea, y vos borrás 500 ideas de contenido.

Sí, porque no las usé.

El principio minimalista, aplicado al contenido.

Es como ese principio minimalista que te dice: che, loco, si vos tenés un par de zapatos, un par de zapatillas, o sea, una campera, y hace tres años que no la usás, no la vas a usar.

A ver, un día las podrías necesitar, pero no es tu campera favorita. La campera favorita la usás todos los días, o todas las semanas.

Esto es lo mismo.

La IA te libera (si la usás bien).

Y además, hoy en escena, está la inteligencia artificial. Y eso no se puede ignorar. Hay muchas cosas que, ¿para qué almacenarlas?

Si le puedo preguntar a la inteligencia artificial, ¿para qué guardar en un correo cómo configurar mi módem? Si le saco una foto al módem, le digo a Gemini: che, Gemini, tengo que configurar este router o este módem. ¿Cómo se hace? Y ya está.

Entonces, quiero decir, esto es como que te libera, y te acostumbrás a pensar. Por eso destino un bloque de tiempo especial para dedicarme solamente a eso.

Tomar decisiones con conciencia.

Esto te obliga a pensar, a enfrentar ese listado de 15 enlaces de correos que tenés guardados, y decir: bueno, ¿realmente necesito esto? ¿Realmente voy a crear un contenido?

¿O este correo que me llegó de fulanito? ¿Esta masterclass tan maravillosa? ¿O webinar que me quieren vender el sistema de no sé qué?

¿Realmente vale la pena que yo invierta una hora, un día cualquiera, o tres horas para ver un webinar sobre algo que ahora no me interesa, o no lo necesito, o no lo voy a aplicar?

El FOMO no es estrategia.

¿Solamente lo voy a hacer por el FOMO, el Fear of Missing Out? ¿Por miedo a perderme algo? ¿O porque ese creador de contenido es muy importante, y todo lo que hace está bueno, y no quiero quedar afuera?

Bueno, justamente, el tener ahora bloques de tiempo definidos —principalmente el fin de semana, que estoy más tranquilo— me permite pensar con calma, reflexionar.

¿Lo necesito de verdad?

Y en vez de descargarme cuántos recursos me ofrecen, anotarme en cuanto webinar anda dando vueltas, mirar cuánto video me avisa el suscriptor o el dueño del canal de YouTube que acaba de publicar, un día tranquilo miro y digo:

Bueno, a ver esto, ¿me interesa ahora? ¿Me interesa para después? ¿Para cuándo? ¿Alguna vez lo voy a mirar o no lo voy a mirar nunca? ¿Lo necesito?

¿O puedo la misma información conseguirla mucho más rápido desde otra forma o con otra forma? ¿Esto me sirve para contenido? Bueno, ¿qué contenido voy a hacer? ¿Cuándo lo voy a publicar?

Gestión estratégica del correo.

Entonces, todo esto, lo que llega a mi correo, ahora lo gestiono de manera estratégica. Lo filtro, y decido si lo mantengo, si no lo mantengo, si lo voy a usar. Le pongo fecha, le pongo para qué lo voy a usar, o directamente lo borro.

Y gran parte de esto está automatizado. Por lo tanto, tengo una doble ganancia: de tiempo, de eficiencia, etc.

Acumular ya fue.

Por eso te lo vine a contar. Si te interesa, podés aplicarlo, y vas a ver que al principio cuesta. Somos gente de costumbre, nos cuesta deshacernos, nos cuesta decir: ay, no, pero esto está buenísimo, ¿cómo me lo voy a perder?

¿Cómo voy a borrar este PDF que habla de la psicología del color? En la puta vida usé el PDF de la psicología del color.

¿Cómo voy a borrar estas 5 plantillas de buyer persona? En la puta vida las usé.

Y si las necesito ahora, le digo a ChatGPT: che, mirá, este cliente así, asá, más o menos, me parece… Ah, sí, podría ser. ¡Ya está!

¿Qué me voy a guardar la hiper mega plantilla que hizo vaya a saber qué creador de contenido, que en realidad lo hace para quedarse con mi correo?

Si no lo usás, no lo necesitás.

Y no digo que no tenga calidad, no digo que no sea útil. Para mí ya no lo es.

Ahora, si para vos, esa plantilla de buyer persona o el PDF de la psicología del color, bueno, te sirve, bárbaro, bienvenido. A mí no me sirve.

Pero, ¿sabés cuántas cosas que ya no me sirven tenía guardadas en el correo? Bueno, ahora ya no tengo más.

Elegir es ser más libre.

Así que por eso lo quise compartir con vos. Porque hoy no hace falta guardar todo. Si necesitás algo, lo buscás. Y si querés algo más elaborado, incluso lo podés trabajar con inteligencia artificial.

Porque acumular es una pésima estrategia.

Lo productivo es elegir, saber a qué decirle que sí, y principalmente saber a qué decirle que no. Para liberar cabeza, para liberar tiempo, para ser más eficiente, laburar más tranquilo y tener tiempo para vivir. Porque no todo es trabajo.

Amigas y amigos, todo lo bueno llega a su fin, y este episodio no es la excepción.
Si te gustó, dejame cinco estrellitas en Spotify, y compartilo con alguien que esté luchando con su bandeja de entrada, como alguna vez estuve yo.

También podés dejarme comentarios que responderé a la brevedad.

Por lo pronto, no tengo más que decir por hoy, pero sí por mañana, porque mañana nos volvemos a encontrar.
Eso sí, antes de irme, acordate: ponete en acción, porque el tiempo no perdona.

Chau chau, y gracias por estar.

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