1544 Productividad con Gmail y Google Tasks.

Hoy es jueves 11 de julio 2024, estamos en el episodio 1544 para hablar de productividad. Te cuento que cambié Notion por calendar, task y keep de google y mi productividad se disparó.

Bienvenid@s a otro episodio.

Bienvenida y bienvenido a marketing para gente como uno.

Soy Carlos Malfatti, Consultor de Marketing y nos encontramos otra vez para hablar de Marketing, Emprendimiento, Redes Sociales, Contenidos, Publicidad y todo lo que tenés que saber para llegar a más personas, captar más clientes y vender más en internet.

Transcripción del episodio:
Esta transcripción ha sido realizada de forma automática utilizando Whisper de Open Ai. Luego separando en párrafos con Chat GPT.
Es importante mencionar que podrías encontrar errores de ortografía, puntuación o gramática.

Un caso testigo sobre productividad.

Muy bien, hoy vengo a hablarte de un caso testigo mío propio que tiene que ver con la productividad. Como siempre advierto en estos episodios, no es por hacer autobombo. Yo aquí, además de transmitir mi conocimiento y mi experiencia, también quiero compartir mi punto de vista y las cosas que hago en mi propio negocio y en mi día a día porque sé que te puede ser de utilidad.

Búsqueda de la fórmula perfecta.

Lo de hoy está bueno porque vos sabés que la productividad para mí es algo a lo que le presto mucha atención. Si me seguís hace tiempo, sabrás también que doy vueltas y vueltas buscando la fórmula perfecta. No la encontré, pero cada vez me acerco más y si a mí me sirve podría servirte a vos también. Por eso está bueno compartir este tipo de contenido.

Uso de Notion.

Te cuento, yo estaba utilizando básicamente, por un lado, lo que es Time Blocking y me apoyaba mucho en Notion. De hecho, lo uso todavía. Ahora mismo estoy grabando y tengo todo lo que serían los puntos más importantes de este episodio en Notion.

Había volcado todo a Notion, pero después de meses de usarlo me di cuenta que no me estaba sirviendo ni Notion con sus bases de datos y la vista de calendario, ni el Notion Calendar, del que hice un episodio y te conté que estaba buenísimo. De hecho, estaba buenísimo porque vos podés no solamente vincular tu calendario de Google, sino que, a su vez, cuando vos tenés una base de datos, por ejemplo, de tareas o de un proyecto con fechas, podés vincular esa base de datos y te va a aparecer dentro de ese calendario.

Problemas con Notion.

En mi caso, ¿qué me ocurría? Yo soy demasiado detallista, demasiado perfeccionista, demasiado hinchapelota. Entonces, por ejemplo, una tarea, en vez de poner «hacer tal cosa», yo ponía la tarea, si tenía una tarea principal, si tenía una subtarea, la fecha, el responsable, el proyecto, los enlaces a otras tareas o información adicional. A ver, no está mal porque en cierto modo es abrir una tarea y tener toda la información ahí.

Pero, ¿qué ocurre si hablamos de un proyecto que tiene muchas tareas y subtareas? Imagináte, no sé, diseñar un sitio web. Tenés que ver el software, crear la estructura, lo que sería también el contenido, las distintas páginas, el diseño en sí, los plugins, la optimización… Hay un montón de cosas. Tendría sentido crear un gran proyecto con tareas, subtareas y todo almacenado en un único lugar.

Simplificación con Gmail.

Pero, imagináte que estoy mirando algún vídeo en YouTube y hay algo interesante que digo: «Oh, esto me gustaría aprenderlo». No sé, un webinar que veo por ahí. ¿Qué sentido tiene irme a Notion, crear una tarea, decir que soy el responsable, ponerle la fecha límite, cuando puedo ir al calendario, mirar qué día tengo libre dentro de los bloques de tiempo asignado para capacitación y poner «mirar este vídeo»? Mucho más fácil.

Entonces, ¿qué es lo que hice para no dar tantas vueltas? Me salí de Notion como base principal de todas mis tareas porque me generaba toda esta fricción. En definitiva, utilizaba más tiempo en configurar todo, que no te digo que hacer la tarea, pero casi.

Uso de Gmail para tareas.

De hecho, tengo un episodio también hablando de esto y que uno tiene que elegir una herramienta que te facilite el trabajo y no que te perjudique. Ojo, no es culpa de Notion, soy yo que me complico la vida innecesariamente, pero como me complico la vida, tengo que ir hacia un sistema mucho más sencillo, minimalista, más eficiente. Para esto tomé la decisión de elegir como principal ubicación de mis tareas, o punto de partida, o bandeja de entrada, llamale como más te guste, Gmail.

O sea, todo va a ir a Gmail. Entonces, en los bloques de tiempo de inboxero que tengo 2 o 3 a lo largo del día, es cuando decido si archivo el correo, si lo transformo en tarea o si lo borro. ¿Qué implica esto? Que no se me pierde nada porque el correo electrónico es prácticamente lo que más uso. Incluso con clientes les digo que prefiero por correo que por WhatsApp porque en WhatsApp se pierden las cosas y, además, el WhatsApp es mucho más invasivo.

Organización con Google.

Entonces, todo cae a mi correo electrónico. Desde ahí, reitero, o lo borro, o lo archivo, o lo transformo en una tarea. Ahora, como en la barra lateral de Gmail tenés acceso a Keep, acceso a Google Tasks, acceso a Calendario, es mucho más fácil. Yo me he organizado de esta manera con Gmail.

Google Keep lo utilizo principalmente cuando quiero guardar imágenes o capturas de pantalla, o estoy leyendo un libro y hay un texto, le saco una foto y como Google Keep transforma el texto, lo leo, tiene un sistema de OCR y esa imagen la transforma en texto. Me es muy útil. Imagináte en la página de un libro, le saco una foto y ya tengo el texto, lo copio y lo pego en Google Docs o Notion, o donde sea.

Por eso utilizo Google Keep para cuando la captura de información tiene algo más que texto. De lo contrario, abro desde el celular la aplicación de las tareas o desde la computadora. Si tengo que almacenar más información, imagináte que, no sé, es una tarea medio compleja que, además de la tarea en sí, tengo información, tengo tutoriales, tengo enlaces, tengo un artículo de blog, un paper, algo para leer. Bueno, en ese caso sí utilizo Notion y en el calendario, en la tarea, hago referencia al enlace de la página de Notion. Pero de lo contrario, me manejo ahora con Gmail.

Tareas recurrentes y puntuales.

Entonces, como te decía, yo tengo Time Blocking en el calendario y utilizo Google Tasks, las tareas de Google. Básicamente, al momento de grabar este episodio, esto seguramente lo voy a ir modificando, pero tengo dos grandes grupos de tareas: las recurrentes y las puntuales.

Las recurrentes son, como su palabra lo indica, aquellas que a lo largo del tiempo se repiten. Por ejemplo, preparar los episodios de podcast, grabar los episodios de podcast, editar los episodios del podcast y publicarlos son tareas recurrentes. De forma que en Google Tasks simplemente ya tengo definido tal día, a tal hora, preparo los episodios, a tal hora de ese día los grabo, al otro día los edito y luego los publico. Esto antes lo tenía en Notion, pero implicaba que tenía que crear una tarea para el día en cuestión y ponerla. Cierto es que también en Notion se pueden crear tareas recurrentes, pero era un bodrio abrir la tarea, crear una vista de base de datos con los episodios, no sé qué, cuando directamente ya me aparece en Google Calendar la tarea en cuestión.

Beneficios de simplificar.

Luego tengo áreas como mi negocio, contenido, todo lo relativo a mejoras y actualización de mi sitio web y algunas otras cosas como, por ejemplo, capacitación. ¿Cuál es el beneficio de haberme ido de Notion? Reitero, es una excelente herramienta, pero a mí me complicaba mucho la vida. El tema es que ahora utilizo una sola herramienta, o mejor dicho, utilizo varias pero que están relacionadas entre sí en el mismo ecosistema. La primera herramienta y principal es el correo electrónico y luego las tareas y el calendario.

Entonces, me ordeno mucho mejor porque en mi caso, y voy a hacer un episodio sobre esto, no tengo el problema de falta de tiempo. Al contrario, tengo mucho tiempo y cuanto más tiempo tengo, por la Ley de Parkinson, termino dedicando mucho más tiempo a las tareas del que debería dedicarles. En la semana que viene te voy a hablar de esto.

Ahora tengo todo en un solo lugar, casi te diría en una única vista, porque yo abro Gmail y tengo los correos y tengo al lado el calendario o las tareas y haciendo clic vas alternando entre la vista de calendario y la vista de tarea, lo cual es genial. Además, me obliga a simplificar la información porque en Notion, como vos podés poner tantas cosas, que ponía los títulos, que emoji, que cuadraditos, que líneas, al final estaba más tiempo diseñando que anotando la tarea.

Herramientas en la nube.

Por eso te digo, ahora tengo todo en un solo lugar. Voy traqueando con mayor precisión mis tareas, lo tengo todo a la vista, no necesito más que abrir Gmail y me saco de encima, y esto no es poco también, la instalación de software en mi computadora que ya no necesito. Además, todo esto está en la nube: las tareas, el calendario, el Gmail. Lo tengo en la computadora y lo tengo en el teléfono. Si se me ocurre algo, creo la tarea directamente o voy a Google Keep, si es una imagen, una foto, algo así. La verdad, me está yendo muy, muy bien.

Complemento con Toggl.

Como complemento, utilizo Toggl, del que hice un episodio hace años. Es una app para traquear el tiempo. Vos podés crear proyectos, clientes y asignarle un tiempo. Incluso se vincula con Notion, se vincula con Calendar. Por ejemplo, ahora que estoy grabando este episodio, el tiempo está corriendo. Cuando termino de grabar, le doy clic para el tiempo y ya sé lo que me llevó grabar los cinco episodios que estoy grabando hoy, este es el número 4.

Conclusión.

Así que, bueno, te quería comentar esto porque si sos como yo, que te complicás la vida, que te gusta una herramienta, pero al final termina perjudicándote, porque Notion me encanta, es más, lo sigo usando, pero no lo estoy usando para tareas. Si te pasa como a mí, fíjate, a veces lo más simple es lo que mejor funciona. El correo es algo que vamos a seguir usando por largo tiempo, así que me parece muy interesante tener todo metido en el correo y de ahí derivar y utilizar las mismas herramientas muy sencillitas que nos da lo que sería la ofimática de Google. Con eso, en mi caso, alcanza y sobra. Y si necesito algo más, bueno, tengo de respaldo Notion con la información que no entra, por ejemplo, en lo que serían las tareas o que podría crear un documento en Google Docs. Pero como no me gusta Google Docs porque me parece una interfaz horrible, bueno, en ese caso sí utilizo Notion.

Así que, bueno, espero que este episodio haya sido de utilidad para vos. No tengo más que decir por hoy, pero sí por mañana, porque mañana nos volvemos a encontrar. ¡Te espero! Chau chau.

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