974 Automatizaciones para la bandeja de mensajes de Messenger e Instagram.

En este episodio vamos a ver las automatizaciones nativas para la bandeja de entrada de facebook messenger e Instagram. Con apenas un par de clic podés personalizar tus respuestas para que la propia plataforma responda cuando estás ausente, cuando te escriben por primera vez o cuando ocurren otros eventos.

Automatizar Messenger e Instagram.

En este episodio te cuento cómo funciona una herramienta genial y gratuita que nos proporciona Meta para responder las consultas de nuestra comunidad.

De forma sencilla, en un par de clics, podés crear respuestas automáticas para quienes te dejen un mensaje directo en Instagram y para quienes lo hagan en Facebook Messenger.

Estas automatizaciones para Instagram y messenger pueden responder por vos cuando estás ausente y también dar respuesta a dudas frecuentes de tu audiencia o posibles clientes. De este modo y de forma totalmente automatizada vas a mejorar notablemente la atención al cliente y la experiencia de los usuarios que te contacten mediante mensajes a tu bandeja de entrada.

Paso a paso, cómo automatizar las respuestas a tus mensajes en Messenger e Instagram.

Habilitar las automatizaciones.

Para habilitar las automatizaciones para tus respuestas de Instagram y Messenger tenés que ir al panel de control de la plataforma Meta (ex Facebook).

En la barra de tu navegador escribí business.facebook.com este enlace te llevará al dashboard en el que podrás ver una barra lateral con accesos a distintas herramientas. Tenés que elegír el botón que dice “mensajes”.

Aquí te comparto una captura de pantalla con el ejemplo de mi panel.

Cuando hagas clic en el botón “mensajes” vas pasar a la pantalla que te permite gestionar las bandejas de entrada de tu Messenger e Instagram. En la parte superior vas a ver 3 botones.

El primer botón te permite configurar tu estado como “disponible” o “ausente”, el segundo botón “automatizaciones” es el que vas a tener que seleccionar para habilitar las respuestas y los mensajes automáticos. Luego hay un tercer botón que es para configurar la vista de tu bandeja de entrada.

Entonces, para configurar los mensajes y respuestas automáticas para tu Messenger y tu Instagram, hacé clic en “automatizaciones” como muestro en la siguiente captura de pantalla.

Detalle de las opciones del panel de automatizaciones.

1 Panel lateral: aquí vas a encontrar un menú para seleccionar las opciones predefinidas por la plataforma, para crear tus propias opciones personalizadas con sus palabras claves y otras opciones para responder en eventos tales como comentarios, citas y página compartida.

2 Barra superior: Aquí encontrarás la opción para activar o desactivar la automatización que selecciones. Por defecto viene “apagado”. Al momento de crear tu automatización recordá activarlo.

3 Panel central: En este panel es donde se “crea la magia”. Es aquí donde podés:

a) seleccionar el canal para automatizar tus respuestas o mensajes. De acuerdo al tipo de automatización vas a tener disponibles automatizaciones para Messenger para mensajes directos en Instagram y para ambas a la vez.

b) La segunda opción es la del “trigger” o disparador de la automatización. Es el evento que dispara la respuesta o el mensaje automático.

c) El tercer elemento es el mensaje propiamente dicho. Aquí tenés que escribir tu respuesta a la persona que te contacta mediante Messenger o Instagram. Esta respuesta o mensaje la podés personalizar añadiendo el nombre de esa persona (es automático) y otra información como tu página de Facebook, un email y tu web (entre otras cosas). También podés añadir emojis.

4 Vista previa: a la derecha tenés una vista previa del mensaje automático que acabás de crear. También podés enviar una vista previa a tu Messenger.

5 Barra inferior: Una vez que finalizaste la configuración de tus respuestas y mensajes automáticos para Messenger e Instagram podés guardar los cambios haciendo clic en el botón que se encuentra en la barra inferior. A su lado tenés disponible un enlace de ayuda por si necesitás más información sobre el funcionamiento de esta herramienta de automatización.

Automatizaciones para tu bandeja de Messenger e Instagram: opciones predefinidas.

A continuación voy a enumerarte las automatizaciones disponibles para que puedas responder consultas y establecer mensajes predefinidos toda vez que alquien te contacte mediante la bandeja de entrada de tu Messenger o a partir de un mensaje directo al inbox de tu cuenta de Instagram.

Recordá que para una de ellas debés definir distintos elementos que aparecen de acuerdo a la automatización que selecciones.

Por ejemplo en “respuesta automática” podés determinar el canal (Messenger, Instagram o ambos), el disparador (evento que lanza esta automatización) y el mensaje que querés que lean quienes te contacten. Cada automatización predefinida tiene sus propias opciones que te recomiendo mirar con atención.

Las automatizaciones predefinidas (al momento de escribir estas notas) son las 9 que te menciono a continuación. Recordá activarlas ya que por defecto aparecen desactivadas.

Respuesta instantánea.

Esta automatización la podés utilizar para responder el primer mensaje que alguien te envíe por Messenger o Instagram. Podés personalizarlo para saludar a esa persona, ofrecerle más información o indicarle cuándo responderás.

• Canales disponibles: Messenger e Instagram.
• Disparador: mensaje recibido en la plataforma seleccionada.
• Acción: responde al cliente de inmediato.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización y podés añadir emojis.

Mensaje automático.

Esta automatización te permite enviar un mensaje cuando estés ausente. Para activar los mensajes automáticos, actualiza tu estado a «Ausente» en la bandeja de entrada o programa horarios en los que no estarás disponible cada semana en la sección «Cuándo enviar». Podés personalizar el mensaje para informar a las personas cuánto tiempo estarás ausente y cuándo podrás responder.

• Canales disponibles: Messenger e Instagram.
• Disparador: cuando estás como “ausente”.
• Horario: Definí días y horas de “ausente” para lanzar esta automatización.
• Acción: responde al cliente de inmediato.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización y podés añadir emojis.

Identificar mensajes sin responder.

Esta automatización crea un recordatorioa para que te acuerdes de responder los mensajes al identificar qué personas esperan una respuesta. Podés crear una automatización que marque los mensajes como no leídos y agregue una etiqueta si no los respondes transcurrido cierto tiempo.

• Canales disponibles: Messenger e Instagram.
• Disparador: cuando un mensaje no es respondido luego de cierto tiempo.
• Tiempo: Podés elegir entre 3 opciones: 6, 12 y 24 horas. Si luego del tiempo que elegiste la persona que te escribió no recibió respuesta tuya se lanza la automatización.
• Acción (opciones): Qué querés que realice la automatización con esos mensajes.
  • marcar el mensaje para seguimiento.
  • marcarlo como no leído.
  • etiquetar el mensaje sin responder.

Preguntas frecuentes.

Esta automatización te posibilita sugerir preguntas que las personas pueden hacer a tu página y configura respuestas automáticas para cada una de dichas preguntas de tu audiencia.

• Canales disponibles: Messenger e Instagram.
• Disparador: cuando una persona abre un nuevo chat en las plataformas que seleccionaste (MG e IG).
• Acción: Muestra las preguntas frecuentes como mensajes sugeridos que la persona puede enviarte. Cuando esa persona te envía una de esas preguntas, la automatización envía la respuesta (si corresponde) como respuesta automática..

Por ejemplo:

Pregunta sugerida: ¿Cuánto sale el servicio de consultoría?

Respuesta automática: El servicio de consultoría tiene un costo de $500 dólares.

• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización y podés añadir emojis.

Enlaces, botones y elementos multimedia en las respuestas a las preguntas frecuentes: Además de responder con texto, podés crear una respuesta automatizada añadiendo a la misma elementos multimedia como imágenes, videos y botones con enlaces. Es tremendo todo lo que podés incluir en una respuesta automática.

Respuestas a comentario.

Podés enviar un mensaje como respuesta a los comentarios que dejen las personas en tu página de Facebook cuando los mismos incluyan hashtags específicos. Esta respuesta automática solo está disponible en Messenger.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: mensaje recibido que contenga un hashtag específico.
• Acción: responde al ususario de inmediato.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización y podés añadir emojis.

Información de contacto.

Esta automatización responde los mensajes que solicitan información de contacto. Podés personalizar el mensaje incluyendo información de contacto adicional, como tu número de WhatsApp o un enlace de Instagram. Esta respuesta automática solo está disponible en Messenger.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: mensaje recibido que consulta sobre la información de contacto.
• Acción: responde al ususario si el chat estuvo inactivo más de 30 minutos.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis y elementos multimedia.

Ubicación

Responde los mensajes que preguntan sobre la ubicación de tu negocio. Podés añadir información adicional como las opciones de estacionamiento o transporte público. Esta automatización solo está disponible en Messenger.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: mensaje recibido que consulta sobre la ubicación física de tu negocio.
• Acción: responde al ususario si el chat estuvo inactivo más de 30 minutos.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis y elementos multimedia.

Horario.

Responde los mensajes que preguntan sobre tu horario comercial. Puedes personalizar el mensaje para que incluya información adicional, como los próximos días festivos.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: mensaje recibido que consulta sobre tu horario comercial.
• Acción: responde al ususario si el chat estuvo inactivo más de 30 minutos.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis y enlaces.

Solicitud de empleo recibida.

Responde a las personas que enviaron una solicitud para un empleo que publicaste. Puedes personalizar el mensaje para agradecerles su interés o informarles cuándo recibirán una respuesta. Esta respuesta automática solo está disponible en Messenger.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: mensaje recibido sobre solicitud de empleo publicada.
• Acción: responde al ususario al instante.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis, contenido multimedia y enlaces.

Automatizaciones para tu bandeja de Messenger e Instagram: opciones personalizadas.

Palabras claves personalizadas.

Se trata de una automatización que te permite enviar respuestas predefinidas cuando los mensajes contengan palabras clave específicas. Por ejemplo, si recibís un mensaje que contiene la palabra «oferta», envía una respuesta automática con información sobre tu oferta más reciente.

Se pueden añadir hasta 5 frases o palabras claves.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: cuando un mensaje recibido contiene la palabra o frase clave elegida.
• Acción: responde al ususario al instante o cuando el chat está inactivo durante 15 minutos.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis, contenido multimedia y enlaces.

Automatizaciones para tu bandeja de Messenger e Instagram: otras opciones.

Respuestas a comentarios positivos.

Con esta automatización podés responder a los mensajes que incluyen comentarios positivos sobre tu negocio.

Podés personalizar el mensaje para agradecerle, enviarle una oferta o iniciar una conversación.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: cuando un mensaje recibido contiene comentarios positivos.
• Acción: envía el mensaje 10 minutos después de recibido el comentario positivo.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis, contenido multimedia y enlaces.

Respuestas a comentarios negativos.

Responde los mensajes que incluyen comentarios negativos sobre tu negocio. Puedes personalizar el mensaje para enviar una oferta o pedir más información al cliente sobre su experiencia.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: cuando un mensaje recibido contiene comentarios negativos.
• Acción: envía el mensaje 10 minutos después de recibido el comentario negativo.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis, contenido multimedia y enlaces.

Recordatorio de citas.

Se envía un recordatorio el día previo a una cita.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: cuando alguien reserva una cita.
• Acción: envía el mensaje 24 horas antes de la cita.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis, contenido multimedia y enlaces.

Página recomendada.

Envía un mensaje después de que alguien comparta públicamente que recomienda tu página. Podés personalizar el mensaje para agradecerle o iniciar una conversación.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: cuando alguien comparte públicamente que recomienda tu página.
• Acción: envía el mensaje a los 10 minutos luego de que alguien comparte tu página.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis, contenido multimedia y enlaces.

Página no recomendada.

Envía un mensaje después de que alguien comparta públicamente que no recomienda tu página. Podés personalizar el mensaje para pedirle al usuario más información sobre su experiencia.

• Canales disponibles: solo Messenger.
• Disparador: cuando alguien comparte públicamente que no recomienda tu página.
• Acción: envía el mensaje a los 10 minutos luego de que alguien comparte que no recomienda tu página.
• Mensaje: disponés de hasta 500 caracteres para tu respuesta, también opciones de personalización como añadir botones, emojis, contenido multimedia y enlaces.

Siembre es bueno tener un asistente que se encargue de parte de tu trabajo.

Como emprendedores que somos sabemos que siempre es bueno tener una secretaria o secretario que pueda responder las consultas, mensajes y comentarios que nos llegan a las bandejas de entrada de las redes sociales.

Estas automatizaciones que nos ofrece Meta son geniales para ahorrar tiempo, mejorar la calidad de nuestra atención, la experiencia de los usuarios y la velocidad de respuesta.

Te sugiero echarle un vistazo a estras herramientas, como me gusta decir: fijate, probalo y después me contás como te fue.

¿No sabés como automatizar tus respuestas, querés que te ayude?

Si necesitás que te de una mano con esta herramienta, con el marketing de tu negocio o tus contenidos estoy a tu entera disposición. Tengo distintos planes de servicios que me permiten darte una mano para que dejes de perder tiempo, dinero y esfuerzo en acciones que no te están dando resultado.

Dejame tus comentarios en el formulario, voy a responderte «al toque». Voy a sugerirte el servicio que mejor se adapte a tus necesidades.