mi regla de oro para usar IA

La regla para decidir dónde usar cada cosa

Estoy transformando mi negocio de consultoría en una agencia unipersonal impulsada por inteligencia artificial y automatizaciones. Mientras diseño los sistemas, apareció un principio que me está sirviendo como regla de oro: decidir dónde brilla el ser humano, dónde brilla la inteligencia artificial y dónde brilla la automatización.

No se trata de meter inteligencia artificial en todas partes porque está disponible o porque todo el mundo diga que hay que usarla. Los modelos pueden hacer muchísimas cosas, pero pedirle a la IA que haga todo puede gastar tokens de más y producir resultados genéricos. Además, en el camino dejás de usar tu propio criterio.

La regla es simple: si yo puedo hacer mejor una parte, la hago yo; si la inteligencia artificial puede resolverla mejor o más rápido, la uso; y si una tarea se repite y siempre tiene el mismo resultado, la automatizo. Uso la herramienta que mejor resuelve cada parte, no la que está de moda.

Primero, resolverlo con lo que ya tenés

En mi caso, casi todo está dentro de Google Workspace: hojas de cálculo, documentos y Drive. Por eso, cuando diseño un proceso, primero me pregunto si lo puedo resolver con una hoja de cálculo o con Google Apps Script. No arranco creando otra base de datos o contratando otra plataforma si las herramientas que ya tengo alcanzan.

Por ejemplo, podría hacer una base de datos sofisticada para listar clientes o episodios del podcast. Pero si Google Sheets me permite tener esa información ordenada y trabajar con ella, uso Sheets. Prefiero pocas herramientas buenas antes que sumar una aplicación para cada cosa.

Apps Script permite conectar herramientas de Google y automatizar tareas. Podés pedirle a Gemini que te ayude a crear un script para vincular una hoja de cálculo con un documento de Drive o para llevar una tarea con fecha y hora al calendario. Es una forma de aprovechar el ecosistema que ya tenés antes de agregar otra pieza.

Yo, por ejemplo, recibo por correo avisos de pagos de servicios como el celular, internet, la luz o el gas. Los correos quedan etiquetados. Cuando los reviso, abro un formulario de Google y elijo el servicio de una lista, indico el importe y la fecha de vencimiento. Al enviarlo, aparece una fila nueva en mi hoja de pagos mensuales y el vencimiento se agrega a un calendario específico para las cosas que tengo que pagar. También hay campos para anotar observaciones y si ya lo pagué.

Con Apps Script también genero HTML para propuestas comerciales o para documentar una campaña publicitaria y contarle a un cliente qué hicimos. Son procesos que puedo resolver con la infraestructura que ya uso.

Cuando hace falta coordinar herramientas, entra la automatización

Si Apps Script se queda corto, o necesito controlar un flujo y conectar herramientas distintas, uso n8n. Lo tengo instalado en mi propio VPS y todavía estoy construyendo esa infraestructura, pero ya estoy haciendo las primeras pruebas. Me entusiasma porque muchas tareas repetitivas se pueden resolver sin pagar tokens en cada ejecución.

Al principio imaginaba la agencia automatizada como algo que haría todo con inteligencia artificial. También escuchaba que herramientas como Zapier, Make o n8n ya no servían porque la IA iba a reemplazarlas. Cuando me puse a construir mi sistema en serio, vi que una automatización sigue teniendo mucho sentido: para un proceso con reglas claras y resultados repetibles, puede ser más rápida, económica y confiable que pedirle a un agente que lo interprete cada vez.

Si tengo que encontrar las cinco ventas más grandes del mes en una hoja de cálculo, puedo escribir un script que las identifique. No necesito que un agente de inteligencia artificial abra la planilla y me las devuelva. La automatización puede consumir algo de procesamiento del servidor, pero mi VPS me costó unos 170.000 pesos argentinos por tres años. Para mí, esa infraestructura vale la pena si me permite resolver de forma automática gran parte de las tareas del negocio.

La parte humana define el valor del sistema

Cuando alguien me consulta por un servicio, soy yo quien analiza su negocio. Entro a su web y a sus redes, y miro qué le falta, qué contenido funciona, qué habría que cambiar y si su propuesta de valor está clara. Eso requiere criterio, experiencia, conocimiento y creatividad. Una inteligencia artificial puede tener muchísima información, pero no necesariamente va a mirar el negocio con mi mismo criterio.

La parte humana también define cómo tiene que comportarse el sistema y qué resultado esperamos de él. Si armás una consultoría de marketing completamente automática y sin criterio humano, es probable que les dé a todos prácticamente la misma respuesta. Si cada profesional aporta su propia experiencia, su mirada y su forma de resolver, las soluciones pueden ser más adecuadas para cada cliente.

Usá inteligencia artificial cuando tenga que interpretar

Hay tareas que sí necesitan inteligencia artificial porque la información cambia y hace falta interpretarla. En mi proceso, después de analizar un negocio, dicto mis observaciones. Una skill toma ese dictado desordenado y lo convierte en documentos Markdown organizados para preparar una propuesta. La IA es útil ahí porque cada cliente tiene problemas y soluciones diferentes.

Podría crear una plantilla fija de seis partes donde cinco fueran idénticas para todos y solo cambiara la primera. Pero no me serviría: necesito que toda la propuesta se refiera al problema concreto del cliente y a la solución que quiero ofrecerle. Esa interpretación requiere inteligencia artificial trabajando con mi análisis, pero la decisión sobre qué solución recomendar la tomo yo.

En cambio, si un correo llega con una etiqueta que indica que es una consulta comercial, la automatización puede detectarlo y activar el proceso. No hace falta gastar tokens para reconocer una regla que ya está definida.

Cada parte tiene que hacer lo que mejor sabe hacer

La inteligencia artificial, la automatización y las personas no tienen por qué competir entre sí. Cada parte puede ocuparse de lo que hace mejor. La automatización sigue instrucciones repetibles; la IA ayuda a interpretar y organizar información variable; y las personas aportan experiencia, criterio y decisiones que hacen que el resultado tenga sentido.

La tecnología no tiene que reemplazarte ni hacer aquello que te vuelve valioso. Tiene que liberar tiempo para que puedas mejorar tu trabajo. Diseñá el proceso con esa pregunta en mente: dónde conviene que intervenga una persona, dónde sirve la IA y qué se puede automatizar sin perder calidad.

Si querés que te ayude contame sobre tu negocio en el formulario.
Te voy a responder para decirte de qué manera puedo ayudarte a mejorar tu vida mejorando tu negocio con marketing.