El poder del Cuando

La forma correcta de finalizar una tarea es fecharla, asignarle un momento, un dia y una hora. Se trate de tareas individuales o recurrentes definir con antelación cuando se hara es la mejor manera de no postergarla indefinidamente.

Muchas veces nos pasa que decimos  -voy a hacer X cosa- pero no decimos cuando, no definimos con exactitud una fecha y una hora para la realización de dicha tarea, por lo tanto esa tarea jamas la realizamos o la vamos postergando en forma indefinida ya que nunca encontramos “el momento adecuado”. 

La mejor estrategia para empezar y finalizar una tarea es definir un tiempo exacto para su realización.

Presos del día a día

Vivimos en el vértigo permanente. Estamos -mal- acostumbrados a que el día a día nos lleve puestos. Vivimos apagando incendios, lidiando con cosas urgentes que no nos dejan tiempo para las cosas que son importantes y son precisamente esas cosas importantes las que quedan postergadas por culpa de lo urgente.

La lista es variada e interminable, empezar una dieta, ir al medico para hacernos un chequeo, ordenar nuestra habitación, vaciar ese cajón lleno de porquerías, llevar el auto al mecánico, ir al dentista, etc, etc.

Todos tenemos cosas importantes que de no hacerlas no solo seguirán siendo importantes sino que, en un futuro próximo, se transformarán en urgentes, en nuevos incendios que apagar.

En el ámbito laboral se hace necesario encontrar un equilibrio a fin de trabajar de forma más cómoda, relajada, trabajar sin tensión para que nuestro trabajo no solo sea más productivo sino que esté libre de estress. Para encontrar ese equilibrio, derivado de la organización y optimización de las tareas y el tiempo, necesitamos parar y organizarnos, pero al estar agobiados por lo urgente no disponemos de ese tiempo, de ese momento absolutamente necesario para ordenarnos.

Una tarea necesita una fecha y una hora

Para empezar y finalizar las tareas es clave definir una fecha y una hora para su realización.  

Supongamos que tenés que pintar tu casa: si decís – voy a pintar – sin definir el “cuando” vas camino a la postergación indefinida o peor aún, a no  hacerlo nunca. El modo correcto es establecer el momento de antemano, tomar una agenda, un calendario y decir – El día DD del mes MM voy a empezar a pintar, de este modo no solamente te vas a organizar mejor sino que además vas a estar reservando, “bloqueando” un tiempo específico para la realización de dicha tarea.

El beneficio de programar con fecha y hora las actividades se hace mas evidente cuando ya no se trata de una sola tarea sino de varias.

Carlitos Way

Para ejemplificarlo de mejor manera te cuento como me organizo yo.

En mi trabajo como consultor de marketing online y desarrollador web llevo adelante actividades variadas como  leer correos electrónicos, hablar con los clientes, buscar proveedores, captar nuevos clientes, organizar los temas administrativos etc.

Para mi es fundamental y prioritario organizarme pues si hiciera las cosas sin ningún orden y en cualquier momento estaría permanentemente en problemas y ajustado de tiempo.

Time blocking.

Para organizarme utilizo un concepto muy propio del mundillo de la productividad, el “bloqueo de tiempo” – time blocking – . Según el Time Blocking se deben definir franjas horarias para las actividades mayormente recurrentes, y esas franjas horarias quedan “bloqueadas” disponibles solamente para las actividades que les dieron origen.

Soy de madrugar para acomodar la mayor parte de las tareas en un horario libre de distracciones. Por lo tanto, lo primero que hago ni bien comienza el día,  es organizar el correo electrónico. Leer los mails, contestar los que necesiten ser contestados y eliminar los que no tienen que ver con mis tareas. En el manejo de mis correos  sigo el concepto de “inbox cero” que ya te explicaré en un artículo próximo. Entonces, en mi caso, la primera media hora del día esta “bloqueada”, solamente me dedico a los correos electrónicos y nada más.

Artículos como el que estoy escribiendo en este preciso momento no los escribo “cuando tengo tiempo” los escribo en un horario previamente definido para ello. Luego de responder y limpiar mis correos electrónicos la segunda tarea diaria es la de escribir artículos para mi blog. Aquí aplico nuevamente el “bloqueo de tiempo” estas horas son para escribir y no las utilizo para ninguna otra cosa.

Luego de escribir los artículos para mi blog me dedico a los asuntos relativos al “core” -núcleo- de mi negocio-. Aquí agrupo las tareas importantes de mi trabajo como desarrollador web y consultor de marketing online. Dos días a la semana reservo en el mismo horario las tareas para mis otros proyectos paralelos como por ejemplo un e-commerce que llevo adelante y a partir de la media mañana o el mediodía y también por la tarde me dedico a las tareas de mis clientes.

Fuera del trabajo también hago “time blocking” para otras actividades. En mi esquema horario reservo tiempo para la capacitación permanente, para la actividad física y para el descanso y el esparcimiento pues creo en la vida equilibrada, una vida en la que haya tiempo para el trabajo, el descanso y el crecimiento personal y profesional.

Herramientas y ayuda.

Para organizarte en relación al tiempo y organizar tu trabajo no necesitas mas que un calendario o un bloc de notas y un lápiz. No obstante, en el ámbito de lo digital hay miles de herramientas que te pueden ayudar a fin de que te habitúes a calendarizar tus actividades más importantes y a bloquear el tiempo para las mismas.

En lo personal utilizo 3 herramientas que se comunican entre si Google Calendar es el calendario de Google que permite definir la fecha, la hora y la duración de las tareas. Como complemento utilizo Asana una formidable herramienta de trabajo colaborativo que en su versión gratuita permite gestionar varios proyectos, con tareas, sub tareas, con archivos adjuntos y toda una serie de opciones extremadamente útiles. Su interfaz gráfica es limpia, bien sencilla y agradable a la vista y las tareas que creo en Asana las comparto en Google calendar para que en ambas apps esten todos los datos actualizados.

Finalmente, para tener un registro del tiempo que dedico a cada trabajo utilizo una app llamada Toggl , su versión gratuita me alcanza y sobra para mis necesidades y al tenerla vinculada con Asana solo tengo que importar las tareas de Asana y darle “play” al contador de tiempo. Todas estas apps estan disponibles para Android y tienen su versión web.

Resumiendo:

La mejor estrategia para empezar y finalizar una tarea

es definir un tiempo exacto para su realización.


Estrategia perdedora: Hacer las cosas “cuando tengo tiempo” en la medida en que van llegando, apagar incendios permanentemente.

Estrategia ganadora: Calendarizar las tareas, hacer “time blocking” para las que son recurrentes y hacer lo importante antes de que se transforme en urgente.


Espero que mi artículo te haya sido de utilidad.

Encontrarás más contenido interesante en mi Blog si tenés alguna inquietud o deseas hacerme alguna consulta no dudes en contactarme utilizando el formulario de este enlace.