Controlá tu tiempo y mejora la productividad con Toggl.

Toggl es una fantástica app que te permite tomar el tiempo a tus tareas para saber con exactitud que actividad se lleva la mayor parte de tu día. En este artículo te hablo de la importancia de saber cuanto tiempo nos llevan nuestras actividades y de como usar Toggl para medir ese tiempo.

Percepción versus realidad.

Si estamos pasando un buen momento el tiempo “vuela” y cuando nos ocurre lo contrario parece que estuviéramos sumergidos en una oscura eternidad. El tiempo es según lo percibimos y dicha percepción no alcanza para medirlo con exactitud.

En la vida de todos los días esto no significa ningún problema, pero en lo que a trabajar y productividad se refiere, llevar un control sobre el tiempo que destinamos a cada una de nuestra actividades es algo crucial.

Quienes trabajamos por nuestra cuenta, sin jefes y desarrollando mayormente tareas de corte intelectual o creativas sabemos lo que significa lidiar con el tiempo, es fácil sumergirse en el trabajo y perder la noción de su paso. Es fundamental organizar nuestras tareas y el tiempo destinado a cada una de ellas pues de lo contrario puede ocurrir que se nos vaya todo el día sin saber en que invertimos (o malgastamos nuestro tiempo).

La ley de Parkinson, el desafío de todo emprendedor.

En 1957 el historiador Cyrill Northcote Parkinson mientras estudiaba el funcionamiento del Servicio Civil Británico y su burocracia afirmó que “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, dando nacimiento a la llamada Ley de Parkinson.

Según la Ley de Parkinson vamos a utilizar todo el tiempo disponible para realizar una tarea incluso si la misma puede realizarse en menos tiempo. Cuando sabemos que tenemos tiempo suficiente somos menos productivos, cuando nuestro tiempo se va agotando nos enfocamos más dejando de lado las cosas superfluas.

Un ejemplo clásico es el de los estudiantes que tienen que rendir un examen y van dejando pasar sus días subrayando cada línea del libro, tomando apuntes, leyendo cada punto y cada coma y prestando atención a detalles innecesarios, cuando faltan apenas unos días u horas solo prestan atención a lo importante.

En el trabajo ocurre igual.  Antes de llevar una estricta medición de mis tareas perdía valioso tiempo haciendo algo que lo hubiese podido hacer en la mitad o la cuarta parte del tiempo y todo ello por la percepción de que “hay tiempo de sobra”.

Ser mas productivos y cobrar mejor nuestro trabajo.

Como emprendedores nos vemos obligados a tomar los recaudos necesarios para no caer en la lógica de la Ley de Parkinson, debemos controlar el tiempo que destinamos a cada tarea en nuestro trabajo. No se trata de ser obsesivos y terminar estresados midiendo cada segundo y corriendo una loca carrera contra el tiempo, se trata de saber con exactitud cuanto invertimos en cada una de nuestras tareas para mejorar nuestra productividad.

Controlar el tiempo hace que aumente nuestra capacidad de discernir entre lo importante y lo que no lo es, cuando vemos que los segundos corren y los minutos pasan ponemos los pies sobre la tierra y nos dejamos de divagar.

Los resultados de un buen seguimiento y control del tiempo van mas allá de la productividad, nos permite también presupuestar con mayor exactitud y cobrar de manera correcta nuestro trabajo.

Si en vez de medir el tiempo nos dejamos llevar por la percepción podemos caer en el error de considerar que cierto trabajo nos va a demandar una X cantidad de tiempo y presupuestar sobre ese supuesto. En cambio, si cada vez que trabajamos medimos el tiempo, cuando llegue el momento de presupuestar para un nuevo cliente ya sabremos de antemano y con mayor exactitud el tiempo que vamos a necesitar.

Si tenemos tareas recurrentes y clientes mensualizados  a partir del seguimiento del tiempo  podemos llevar un control más meticuloso de cada hora invertida en cada uno de ellos.

Toggl una completa y gratuita herramienta de control del tiempo.

Hay muchas herramientas para controlar el tiempo. Toggl es una de ellas. La elegí por su simpleza por ser multiplataforma y porque las funciones básicas de la opción gratuita son más que suficientes para lo que necesito.

A continuación voy a enumerar las características más importantes de la versión gratuita, en el enlace de comparación de versiones de la web de Toggl se pueden ver las opciones disponibles para todas las versiones.

Características de Toggl

Sistemas

  • Funciona en escritorio ( Mac, Linux y Windows).
  • App para smartphone (Android, IPhone)
  • Extensiones para navegador Google Chrome y Mozilla Firefox

Seguimiento del tiempo:

  • Tracking:  Se pueden seguir tareas individuales o proyectos.
  • Borrar entradas de tiempo: Si por algún error dejamos correr el tiempo podemos borrar fácilmente dicha entrada.
  • Agregar entradas manualmente: por ejemplo si fuimos a una reunión y nos olvidamos de trackear el tiempo podemos añadir manualmente ese tiempo.
  • Línea de tiempo: la aplicación de escritorio permite almacenar el tiempo que utilizamos en cada aplicación de la computadora o en cada página web.
  • Autotracker: podemos definir etiquetas o una aplicación como disparador. Al usar esa etiqueta o dicho programa Toggl empieza a trackear el tiempo.
  • Etiquetas: Además de poner nombre a las tareas y proyectos podemos poner también etiquetas para su posterior búsqueda.
  • Atajos de teclado: como otros softwares Toggl permite mediante combinaciones de teclas acceder a sus funciones.
  • Tiempo de inactividad: Toggl detecta cuando no estamos usando el teclado y nos da la opción de eliminar ese tiempo o tomarlo como tiempo de actividad.
  • Modo Offline: Se puede trackear el tiempo aún sin conexión a internet.

Reportes:

  • Facturación: permite definir un valor hora para luego facturar a los clientes.
  • Exportación de datos: se pueden exportar en PDF
  • Importación: se puede importar mediante CSV  Proyectos, clientes, usuarios, etiquetas, etc.
  • Reportes detallados: Se puede ver el tiempo utilizado por dias, semana, mes.
  • Panel de control: dispone de un panel de control para acceder a los informes y otras funciones.

Gestión de proyectos:

  • Archivo: se pueden archivar los proyectos finalizados.
  • Colores: a cada proyecto se le puede asignar un color para una mejor visualización.
  • Clientes y proyectos ilimitados: incluso en esta versión gratuita.

Gestión de equipos:

  • Grupos de usuarios: permite gestionar organizaciones de gran tamaño.
  • Desactivar usuarios: desactivar un usuario sin necesidad de eliminarlo.
  • Niveles de acceso: se pueden configurar dependiendo el tipo de usuario.
  • Panel de equipo: permite ver en el panel de control la actividad de cada usuario y el tiempo que cada uno lleva con sus tareas.

Integraciones

Toggl se integra con las más populares herramientas de productividad.

  • Asana: Permite sincronizar proyectos, tareas y usuarios con esta app.
  • Basecamp: Permite importar de basecamp usuarios y listas de tareas.
  • Freshbooks: Sincroniza, tareas, proyectos y usuarios.
  • GitHub: Importa del repositorio de github como tareas en Toggl.
  • Teamweek: Integra tareas y calendario

Como indiqué al comienzo estas características corresponden a la versión gratuita de la aplicación,  quien necesite más funcionalidades puede adquirir algunas de las versiones de suscripción mensual.

Resumiendo

Es fundamental saber en que utilizamos nuestro tiempo laboral sea para mejorar nuestra productividad o para saber con mayor exactitud el tiempo que nos demanda cada tarea a la hora de tomar un nuevo trabajo y presupuestarlo.

Toggl es una excelente herramienta que nos permite abordar este asunto con total simpleza y sencillez sin que la tarea de la gestión y seguimiento del tiempo entorpezca nuestro trabajo.