Haceme algo básico – parte dos

Hace unos días en mi artículo”Hacéme algo básico – parte uno” te hablé de la importancia de definir las características de un proyecto en la primera interacción con un posible cliente. Hice hincapié en no aceptar el concepto de “algo básico”, de solicitar definiciones concretas. 

Hoy voy a hablarte de los problemas que pueden surgir si no actuamos de esta manera y de las herramientas que debemos proveer a quien nos solicita un presupuesto para que lo haga como es debido.

Un proyecto debe ser definido con la mayor exactitud posible

Si no definimos un proyecto con claridad estamos abriendo la puerta a los problemas. Si hacemos un presupuesto pensando en “algo básico” corremos el riesgo de que quien nos contactó se vaya conforme pensando que en ese servicio “básico” comprende y soluciona todos sus problemas y por otra parte, nosotros nos vamos a quedar tranquilos creyendo que fueron claramente entendidos los límites y el alcance de aquello que ofrecimos.

Una vez con el proyecto en marcha empezarán los problemas, el cliente dará por sentado que eso que nos está reclamando está incluido en el presupuesto y nosotros nos defenderemos diciendo que no, que eso no estaba presupuestado, que en realidad presupuestamos “algo básico” y que eso que nos pide ahora es aparte.

El respeto hacia tu trabajo empieza por vos

Todas las cosas que te cuento te las cuento porque me pasaron, muchas veces leía artículos parecidos a este y los veía con escepticismo, pensaba -esto a mi no me va a pasar- pensaba que estas cosas les ocurrían a grandes empresas que encaraban proyectos grandes, hasta que lo sufrí en carne propia.

En lo posible me gusta dar ejemplos de mi día a día y cotizar una web es una de esas tareas clasicas de mi trabajo. En mi artículo “No gastes plata en una página web”  me refiero a los diferentes tipos y usos que pueden tener los sitios de internet. No es lo mismo una web para un profesional que para una empresa, no es lo mismo tener que actualizar a un cliente el software que tener que actualizar el software y los contenidos, no es lo mismo una que solo sea accesible para un administrador a una en la que socios, empleados y clientes ingresen e interactúen con ella. Cada web se presupuesta de modo distinto “tirar un número” solamente para contentar a un posible cliente ansioso es una pésima práctica, una pésima práctica que antes hacía.

Más de una vez para no quedar mal con algunos clientes terminé perdiendo, trabajando más de la cuenta o cobrando por debajo del valor de mi trabajo y todo por no tomar las debidas precauciones. Estas experiencias me han permitido aprender mucho y dentro de ese inagotable universo de cosas aprendidas una de las más importantes fue aprender a respetarme yo mismo como profesional. No se trata de falta de humildad, capricho o de querer imponer mis formas porque me da la gana, al contrario, se trata de establecer un modelo de trabajo de calidad y eficiencia que de respuestas a los clientes. Uno de los pilares de ese modelo es presupuestar responsablemente.

Este es mi formulario para presupuestar los servicios

Como ya sabrás me dedico a la Consultoría sobre proyectos en internet y reconversión digital, en mi trabajo uno de las primeras cosas que hago previo a  comenzar un proyecto es dirigir al interesado al Formulario de Presupuesto Web y Servicios Complementarios este formulario de mi página web contempla las variables más importantes a tomar en cuenta y que serán una guía no solo para vislumbrar la magnitud del trabajo sino también su complejidad, su tiempo de ejecución y en definitiva, su presupuesto.

Este formulario a modo de cuestionario puede ser completado desde una computadora de escritorio, desde una tablet e incluso desde un smartphone y no solo es de máxima utilidad para entender la necesidad del futuro cliente, también cumple el objetivo de  “filtrar” ya que por lógica, quien se tome el tiempo de llenar el formulario es alguien con un genuino interés, de esta manera los “solicitadores de presupuesto seriales” que pregunta, preguntan y nunca hacen nada quedan automáticamente autoexcluidos.

No obstante recomiendo que un formulario tan exhaustivo como este sea el paso posterior a una entrevista breve o intercambio de e-mails, para que quien nos vaya a solicitar un presupuesto sepa que tiene que llenar un formulario y no se encuentre de buenas a primeras con algo que ni siquiera entiende para que es.

La forma es más importante que la herramienta.

No te olvides, lo importante es aclarar las cosas desde el minuto cero y para ello no es necesario hacer un formulario tan exhaustivo como el que realice yo. En algunos casos la herramienta es lo de menos, dada mi profesión en el ámbito del desarrollo de proyectos digitales me simplifica mucho las cosas hacerlo de este modo pero otros profesionales podrán elegir otros caminos como por ejemplo tomar apuntes en una libreta, grabar la entrevista con el posible cliente, hacer un diagrama visual del proyecto, cualquier herramienta que permita registrar los puntos más sobresalientes del proyecto será suficiente.

Lo que siempre aconsejo es que quien solicita el presupuesto se quede con una copia, en lo posible una copia que pueda firmar dando el consentimiento y dejando claro que ambas partes están “hablando el mismo idioma”. Este documento será la hoja de ruta a seguir.

Por último, sobran profesionales y sobran clientes

En mis artículos de la serie “Ni un ratón más” hablo de elegir a los clientes y del valor del trabajo. No hay que tener miedo de perder un cliente ya por el precio ya por exigirle que nos detalle sus requerimientos.  El cerrar la negociación dejando para el futuro las definiciones importantes en un tremendo error ya que hoy habremos ganado un cliente y mañana, como ya te lo dije, varios dolores de cabeza.

Si por alguna razón determinadas personas se quejan o se niegan a tomarse el trabajo de definir que es lo que quieren no hay que preocuparse. Muchas gracias y hasta luego. Seguramente dicha persona encontrará otro profesional que lo satisfaga y nosotros otro cliente que quiera hacer las cosas bien. En la vida hay tantos profesionales como clientes necesitados de ellos, no hay que temer.


Estrategia perdedora: No exigir que se especifiquen las características de proyecto por el que nos piden presupuesto. Dejar que el temor o la urgencia nos manejen el cierre de un acuerdo por nuestros servicios profesionales.

Estrategia Ganadora: Sin dejar de ser humildes entendamos que somos nosotros los que sabemos hacer nuestra tarea por eso nos dedicamos a ello y por ello nos vienen a consultar. Desde ese lugar y con ese espíritu tenemos que marcar las pautas y nuestra forma de trabajar.


Espero que este contenido te sea útil. Estoy a tu disposición, si tenés alguna duda consulta o comentario utilizá este formulario de contacto te voy a estar respondiendo a la brevedad.