2096 Tu negocio no puede depender de personas.
Si una persona falta y el negocio se frena, tenés un problema.
¿Tu negocio depende de que vos o alguien esté siempre disponible para que todo funcione? ¿Tenés un problema? Porque si esa persona se enferma, se va o deja de estar disponible, hay cosas que nadie más sabe cómo resolver.
En este episodio vamos a ver cómo detectar esas dependencias y cómo podés empezar a convertirlas en procesos y sistemas.
Vengo a hablarte de por qué tu negocio no puede depender de personas y cómo tenés que hacer para cortar esa dependencia.
Esto lo he visto infinidad de veces. Lo he visto como empleado, lo he visto como cliente y lo he visto también ahora que soy consultor de marketing, cuando llegan negocios para que les dé una mano con el marketing, sus procesos y demás.
Incluso lo he visto haciendo trámites ante la administración pública. La persona que tiene que poner el sello está de vacaciones y sonaste. Bueno, en los negocios también pasa. Te aviso.
Y si vos decís: “no, pero el Estado es ineficiente”, bueno, el 99% de los negocios también son ineficientes. La gente hace las cosas a la bartola.
Cuando una persona se transforma en el sistema.
En estos casos ocurre que una persona es el sistema. Una persona es la que sabe dónde está guardada la carpeta. Una persona es la que sabe usar el programa para diseñar el contenido que se va a publicar en Instagram. Una persona es la que tiene el listado de proveedores, conoce los teléfonos y sabe qué se le debe a tal o cual.
El problema es que si esa persona falta, se enferma, se muere, se va de vacaciones o renuncia, el negocio se frena. O por lo menos se produce una especie de mini crisis, porque es la única persona que tiene el conocimiento.
Tiene el conocimiento en su cabeza. O tiene los procesos tan incorporados, de tanto hacerlos y por experiencia, que los hace de taquito. Pero el resto no.
Entonces hay tareas, decisiones, información y un montón de dependencias que nadie más que esa persona sabe resolver.
Y esto no solamente se trata de un empleado. A veces es peor: es el dueño. Sobre todo si es el dueño fundador. Y el problema es que cuanto más crece el negocio, más riesgo tenés. O cuanto más flexibilidad necesitás, peor.
El dueño tampoco debería ser el cuello de botella.
Esta dependencia puede estar en cualquier lugar. Puede ser el dueño, puede ser el fundador, y esto lo he visto también con negocios para los que trabajé de manera profesional.
El dueño se encarga de un montón de cosas de las que no debería encargarse. Nunca el dueño que tiene una pyme, una veintena de empleados, debería estar con la cabeza metida en pequeñas cuestiones del día a día, como abrir un programa de diseño en su computadora y ponerse a diseñar contenido.
Esto lo he visto y es más común de lo que te imaginás.
Entonces, que esto esté mal ya es un problema. Pero lo que está doblemente mal es que sea la única persona que sabe hacerlo.
A veces son tipos de chapa antigua, conservadores o clásicos, que fundaron el negocio y saben todo. Llaman a los clientes, hablan con los proveedores, resuelven todo. Bueno, ponele. Pero tiene que haber algún lugar donde esté explicado cómo funciona, cómo hay que hacerlo y qué está haciendo.
Porque el día que no pueda, por la razón que fuere, no lo va a hacer nadie.
También puede pasar con empleados clave.
También ocurre cuando hay empleados. Hay empleados que por su desempeño, porque tienen la camiseta puesta o porque tienen años en el negocio, están prácticamente al mismo nivel que el dueño.
Saben un montón de cosas. El dueño se va a descansar, deja al tipo y el negocio funciona gracias a ese tipo.
Pero a ese tipo le pasa algo y el negocio no funciona.
Y atención: esto no solo ocurre in house, dentro del negocio. También ocurre con agentes externos.
En mi trabajo de consultor de marketing, no una, sino una docena de veces me encontré frenado porque mis clientes, que tenían que crear contenidos para redes sociales, no tenían las credenciales, no tenían el usuario, no tenían las contraseñas.
De hecho, tengo ejemplos en los que han perdido su Facebook porque ese Facebook era propiedad de alguien que trabajó antes para ellos. No la página, pero dentro de lo que es el Business Manager de Meta, alguien tomó la titularidad del negocio y sonaste.
Hay uno con el que todavía estamos lidiando por esta cuestión.
Las claves, los accesos y los dominios no pueden quedar en manos ajenas.
Esto ocurre mucho con los community managers. Antes de la época de las redes sociales era súper común que aconteciese con las páginas web.
Los negocios contrataban un diseñador web, el diseñador web ponía el dominio y el hosting a su nombre, y cuando había que hacer un cambio, sonaste.
Ahí tenías que confiar en que la persona lo había hecho de buena fe. Y en algunos casos no era de buena fe. En algunos casos era una manera de tener cautivo al cliente.
O sea, si te vas a otro lado, te jodés, porque te quedás sin hosting, te quedás sin página web, te quedás sin todo.
Entonces que tu negocio dependa de una, de dos, de tres o de diez personas es una barbaridad. Vos tenés que salirte de ahí porque puede ser un verdadero dolor de huevos.
Separá los procesos de las personas.
Tenés que dividir los sistemas, los procesos, las metodologías y todo ese tipo de cosas por un lado, y las personas por otro.
No se trata de quitar responsabilidad de las personas o no confiar en las personas. No. Pero esa persona que hace determinada tarea no solamente debe hacerla, sino que debe documentarla, explicarla y dejar constancia de cómo se hace esa tarea.
Tiene que dejar los pasos, todo lo que necesita, dónde está la información. Porque si a esa persona le pasa algo, alguien va a poder hacer esa misma tarea.
No del mismo modo, obviamente. Si tenés alguien que hace 15 años que hace lo mismo y viene uno nuevo, por más que le des un manual y le expliques, no lo va a hacer igual. Pero por lo menos lo va a poder hacer.
En el caso de que no tengas esto, no lo va a poder hacer.
El día a día del negocio también necesita método.
Esto es fundamental. En este podcast hablamos de contenido, hablamos de marketing, hablamos de estrategia, hablamos de negocio. Muchas veces vemos el negocio desde cómo crear un negocio, cómo pensar la idea de un negocio, cómo vender tal cosa, cómo diseñar un producto.
Pero luego, en el día a día, en el funcionamiento del negocio, hay cosas igual o más importantes que lo anterior. Y esto que te cuento es una.
Te lo cuento porque me llega muchas veces que hay negocios que tienen las cosas hechas así nomás. Para ponerte en acción, tenés que andar averiguando quién tiene la contraseña, quién tiene este acceso, cómo se hace aquello. Un ladito.
Eso no puede pasar. Menos ahora.
Y menos además en tiempos en los que la propia inteligencia artificial te puede ayudar muchísimo.
Hasta le podés decir: “mirá, tengo un negocio y está patas para arriba, porque somos unos desordenados y fulanito se encarga de esto, solo lo sabe fulanito y menganito”. De última, que te guíe. Explicale cómo es tu negocio.
No todo puede depender del humor o la memoria del dueño.
Tu negocio no puede depender, ni completo ni en partes, solamente del conocimiento, del know how o de la experiencia del dueño.
Tampoco puede depender del humor. Porque hay gente que se levanta de mal humor y, como está de mal humor, el negocio funciona de una manera. Cuando está de buen humor, funciona de otra.
Muchos negocios son exitosísimos, sobre todo cadenas como McDonald’s, Starbucks o millones de otros ejemplos, precisamente por esto: porque tienen todo documentado, tienen procesos y no dependen de personas.
No digo que las personas no aporten valor. Obviamente que sí. Los empleados, los mandos medios, los gerentes, los CEOs, todos le aportan muchísimo a la organización.
Pero una cosa es que aportes valor a partir de tu inteligencia, habilidad, conocimiento, predisposición y un montón de cuestiones humanas que son primordiales. Y otra cosa es que la organización dependa de una persona para funcionar.
O mejor dicho: que el día a día dependa de una, dos o cinco personas.
Detectá dónde está la dependencia y documentá.
La tarea para el hogar es detectar aquellos procesos donde hay una, dos o tres personas de las que dependés. Urgente, ponete a documentar eso.
Pedile a esas propias personas que empiecen a documentar todos esos procesos: cómo se hace, cuál es el paso a paso, etcétera.
Cuando se trate de información vital, como el acceso a una red social, la clave o una herramienta, lo mismo. Eso tiene que estar en algún lugar seguro, no disponible para todo el mundo, pero tiene que estar.
Porque si el tipo que tiene la información mañana no está más en tu negocio, sonaste.
La idea de todo esto es que el negocio pueda seguir funcionando gracias a sistemas, metodologías e información aterrizada.
Hoy el costo de hacer esto y la fricción son prácticamente mínimos. Te diría casi inexistentes.
Hace cuatro años se tenía que sentar una persona a escribir. Hoy podés usar cualquier inteligencia artificial, en local, en tu computadora o en internet, un GPT Work, Claude Code, Gemini, y pedirle que te ayude a organizar esto.
Entonces el negocio tiene que seguir funcionando más allá de las personas.
Reitero: no es que una persona no pueda aportarle valor. No da lo mismo un CEO que otro, un gerente que otro o un empleado que otro. No.
Pero lo que nunca puede pasar es que tu negocio dependa de esas personas.
Si querés que te ayude contame sobre tu negocio en el formulario.
Te voy a responder para decirte de qué manera puedo ayudarte a mejorar tu vida mejorando tu negocio con marketing.