1013 Productividad: El calendario es el Rey.

Si tu lista de pendientes es interminable. Si te levantás a la mañana sin saber qué hacer. Si vivís apagando incendios propios y ajenos. Si trabajás de sol a sol pero no avanzás. Atenti: organizate o preparate para la hecatombe. En este episodio te propongo utilizar un calendario y someterte a su tiranía.

Transcripción del episodio.

El Calendario: Tu Herramienta de Organización

Hoy vamos a hablar del calendario. Hay una cantidad enorme de herramientas, de sistemas, métodos y teorías de productividad.

Créeme que yo probé un montón, no todas, no es que probé todas las aplicaciones, pero sí lo suficiente como para hoy venir aquí a decirte que no encontré alternativas mejor que el calendario de Google.

El Uso del Calendario

Para algunas tareas y proyectos, como por ejemplo el podcast, utilizo Notion. Hay cosas que son muy puntuales para las cuales utilizo, pero todo lo que es organización lo hago en el calendario.

Ayer hablé de emprender o de estar en modo emprendedor las 24 horas y una gran responsabilidad de este enorme error es la desorganización:

• Si trabajás, trabajás y trabajás, pero no avanzás.
• Si arrancas el día sin saber qué hacer.
• Si primero te ocupas de lo que más te gusta y dejás lo demás para después.
• Si tu lista de pendientes es más alta que el edificio en el que vivís.
• Si sos tipo bombero o bombera, no sé si se dice así, pero ponele y estás apagando fuegos..

¡Urgente! necesitas organizarte y mi consejo es que utilices un calendario.

La Elección del Calendario

A ver, puede ser Google Calendar, puede ser el calendario de Outlook, puede ser lápiz y papel, que tengas una agenda, pero para mí es uno de los mejores sistemas por varias razones.

Es muy simple. Si usas el calendar está en todos los dispositivos y es una manera también de simplificar y decir, bueno, lo que está aquí lo hago, lo que no está aquí no es importante.

La Importancia de la Organización

Hay una realidad. La mayoría de los emprendedores y de las emprendedoras no sabe cómo organizarse y esto te digo que me pasó a mí también. ¿Cuál sería una sana organización?

Una organización eficiente que funcione independientemente de la herramienta.

Lo lógico sería trazar objetivos a largo plazo, dividirlos en objetivos más pequeños, no sé, semestrales, anuales, trimestrales, mensuales, luego descomponer estos en pequeñas tareas y destinar un día y una hora para ir haciendo cada una de las tareas, de forma que en la medida que vayas avanzando con esas pequeñas tareas vas avanzando el gran proyecto.

Organizarse es todo un arte.

Esto, dicho así, es muy fácil, pero casi nadie lo hace.

Yo en este podcast, por ejemplo, tengo decenas de episodios en los que hablo de productividad, de técnicas, de herramientas, distintos enfoques y todos son de mi propia experiencia porque a lo largo del tiempo he probado un montón de fórmulas para ver cuál era la que mejor se ajustaba a mi forma de organizarme, a mi forma de ser, a mis tiempos.

Esa es la idea porque la organización es fundamental porque las consecuencias de no organizarte es que no avanzas, como dije al principio, haces un montón de cosas pero dejás lo importante, vas apagando fuego día tras otro, o sea, lo urgente termina tapando lo importante, terminás siendo ineficiente, en vez de empezar tu día a tope, a toda velocidad, con tareas claras y alineadas con tus objetivos, te pones a pensar, a ver, ay, ¿qué puedo hacer hoy?

El Impacto de la Falta de Organización

A causa de esa baja productividad y de tu gasto físico mental y emocional terminan sufriendo también otras áreas de tu vida, como el descanso, como el ocio, como los buenos hábitos.

De estas cosas te hablé ayer y también sufren tus relaciones porque tenés poco tiempo y el tiempo que destinas a los demás es de baja calidad y no sólo a los demás, también a vos misma o a vos mismo ayer cuando hablé de emprender las 24 horas o estar en modo emprendedor las 24 horas, esto te lo mencioné.

La Solución: Utilizar un Calendario

Entonces, ¿cuál sería la solución para salir de esto o para no entrar en esta dinámica?

Yo te comenté que tengo muchos episodios sobre productividad y los hice para compartir con vos distintos temas, pero también por esta incesante búsqueda de una forma sencilla de organizar vida y trabajo, luego de muchas idas y vueltas, de probar y de perder una cantidad enorme de tiempo con sistemas, herramientas y demás, tuve que aceptar, al menos para mí, que no hay nada mejor que el calendario.

Es gratis, está en todos los dispositivos y es muy fácil la idea. Esto es lo bueno, no es una herramienta de productividad que tenés que estar tres meses aprendiendo cómo funciona, no, es un calendario común y silvestre, como dije, puede ser Google Calendar o puede ser una agenda de papel y el principio es muy fácil, muy sencillo, como te decía, lunes, hago esto, esto y esto y lo anoto ahí, lo que está ahí es lo que tengo que hacer, lo que ahí no está no lo hago, tan fácil como eso.

Consejos para Utilizar el Calendario

Entonces mi recomendación, el calendario es el rey, tiene su tiranía que manejar tu vida, descarga tu cabeza, deja de utilizar listas de tareas y aplicaciones complicadas y apostá por la sencillez que te mencionaba recién de anotar para cada día de la semana las tareas importantes en tu calendario, para cada día y para cada hora.

¿Cómo hacerlo esto? ¿Cómo empezar?

Lo primero, tenés que organizarte, pero resulta que para organizarte tenés que organizarte para encontrar tiempo para organizarte, si parece un trabalenguas. Paso uno, destina un par de horas, un día, una semana o lo que necesites para diagramar todo este nuevo sistema de organización.

El Enfoque en Objetivos

En segundo término, ¿cómo deberías organizarte?

Es fácil, deja que tus objetivos te indiquen cuáles son las tareas importantes en tu vida y en tu negocio, te aviso que esto se logra con práctica, pero tampoco es tan complicado como parece.

Estas son las tareas que debes realizar primero. Un ejemplo, suponte que se trate de tu vida, que quieras bajar de peso y que hayas decidido caminar 30 minutos cada día.

Muy bien, como tu objetivo principal es descender, es bajar de peso haciendo actividad física, la tarea más importante de tu día va a ser caminar esos 30 minutos, por lo tanto esa tarea tiene que estar en el calendario.

La Clasificación de Tareas: un ejemplo.

Suponte en mi caso, quiero llegar a las audiencias con un contenido en formato podcast porque esto me trae a mis clientes.

¿Cuál será entonces la tarea más importante de mi día? Crear contenidos o al menos una de ellas.

Como ves, no es tan difícil, es cuestión de práctica. Siempre trata de responderte, ¿esto que estoy haciendo me acerca a mis objetivos o no tiene nada que ver? Y esto te va a ayudar a clasificar esta tarea y decidir si es o no importante.

Creación del Calendario

Lo que sigue es crear el calendario en Google o donde sea y que vuelques ahí esas tareas importantes.

Podés utilizar el sistema del time blocking, tengo episodios sobre el tema, o bien hacerlo de forma intuitiva.

Mi consejo es que no te compliques mucho, simplemente diga bueno, esta semana para que mi proyecto avance tengo que hacer estas cinco cosas o diez. Listo, anotalas en qué día y a qué hora y con eso ya estás dando un gran paso.

Si vas a utilizar time blocking a la hora de crear los bloques de tiempo o de volcar las actividades en el calendario procura que haya tiempo para otras cosas que tienen que ver con tu negocio, como por ejemplo tareas de administración, de ventas, de contenidos, creación de productos, trabajo para clientes.

No destines ni todo el día para los clientes ni todo el día para creación de contenido, por ejemplo salvo que sea una forma productiva para vos.

Evitá Amontonar Tareas

Hay youtuber por ejemplo que graban un día entero, editan un día entero y el resto de los días se ocupan de otras cosas.

Eso de acuerdo al gusto de cada uno y de acuerdo a lo que mejor les funcione, pero siempre procura dejar espacio para todo.

Otra cosa importante, no amontones muchas tareas. Nosotros creemos que podemos hacer mucho, pero resulta que cuando nos ponemos a trabajar las cosas demandan mucho más tiempo del que pensábamos en principio.

Entonces dos tareas, tres tareas por día de las importantes, cuatro como mucho, con eso es suficiente.

Más vale hacer dos tareas importantes, hacer un montón de cosas y no avanzar. Empezar de a poquito es otro consejo o sugerencia. Pocas tareas, mucho espacio en blanco, esto es importante cuando hagas tu calendario, deja generosos bloques en el que no haya nada para hacer hasta que te acostumbres y sepas con exactitud o casi con certeza cuánto te demanda cada cosa.

La Paciencia y Flexibilidad

Yo por ejemplo en una época le tomaba el tiempo a lo que me llevaba a grabar un episodio o escribir las notas del episodio, ahora más o menos ya tengo idea de cuánto después de hacerlo durante tanto tiempo, ya sé que me lleva x cantidad de tiempo, no necesito.

Cuando voy al calendario y pongo voy a hacer esto de tal hora a tal hora es porque ya lo sé. Bueno hasta tanto no tengas este manejo, trata de ser generosa o generoso con los espacios de tiempo.

Otra cosa importante, paciencia. Siempre cuesta adquirir un buen hábito y además sé flexible. El calendario, yo medio en broma y medio en serio digo, tiene que ser un tirano y tenés que someterte, pero esto no implica que tenés que estresarte.

Pestá atención al calendario, pero si un día tenés que cambiar una tarea y pasarla al otro día o ese día tenés que te queda una cosa sin hacer, bueno no es la muerte de nadie, eso sí que sea la excepción, pero que no sea la regla.

Conclusión

Por último te decía el calendario es el rey, acostumbrate a poner todo en el calendario y lo que no esté en el calendario, listo, no es importante.

Entonces y en conclusión aviso que no hay recetas universales. Si hoy te sugiero que utilices este método es porque yo recorrí un largo camino probando distintas variantes que en mi caso particular no me resultaron, por eso te invito a que pruebes esto que ahora para mí me resulta, que hagas tu propia experiencia como me gusta decir, próbalo, fíjate y después me contás cómo te fue.

Si te sirve genial, súper feliz, si no hay mil otras formas de organizarte que tal vez se adapten mejor a lo que vos necesitas.

En fin, esto ha sido todo por hoy, pero no por mañana, porque mañana vengo con un ejemplo que está buenísimo y es el costo de elegir mal a tus clientes y esto es de un caso real. Te espero, chau chau.