1913 Productividad e IA: menos es más.

El síndrome de probar todo: usá la tecnología para ahorrar tiempo, no para robarlo.

¿Te pasás más tiempo probando apps, extensiones e inteligencia artificial que laburando en tu negocio?. Bueno, hoy vengo a decirte cómo podés simplificar tu sistema de productividad, cuándo tiene sentido, por ejemplo, sumar inteligencia artificial y herramientas y cómo hacer para que la tecnología te ahorre tiempo en vez de robártelo.

Lo primero a decir que seguramente y principalmente si estás arrancando, sos el típico emprendedor o emprendedora orquesta. ¿Qué hace de todo?. Mi caso: creo los episodios, grabo los episodios, edito los episodios, subo los episodios. En el caso de redes sociales, creo los contenidos, programo los contenidos, creo el copy. Respondo los mensajes, atiendo a los clientes. Más todo lo que tiene que ver con administrativo, con creativo, con actualizarme, educarme.

Entonces, en este caso, lo que es productividad es fundamental. Y en mi caso me he chocado con paredes todos estos últimos años. Porque en vez de centrarme en mi propio contexto, salí a buscar el santo grial de la productividad, consumí ingentes cantidades de contenidos relacionados con productividad, cantidades de herramientas, y la mayoría fue al pedo.

La ley de la fricción: ¿qué tareas mueven la aguja?.

Entendí finalmente que la productividad, al menos en mi caso, es centrarse en poquitas cosas, en poquitas herramientas, y principalmente hacer lo que tenés que hacer en términos de tareas. Tratar de definir qué es lo más importante, lo que mueve el motor de tu negocio, y hacer eso. Y no darle bola a otras cosas. Aprender a decir que no. Decidir.

Cómo decidir qué tareas son clave y dónde tiene sentido ser productivo. Bueno, las tareas claves, como te digo, a veces cuesta poder decidir o poder elegir entre muchas. Yo antes le daba bola a un montón de cosas y ahora no le doy bola. Por decirte un ejemplo, cuando arranqué estaba suscripto a unas 20 newsletters con información. Y un día dije, ¿necesito todo esto?. La verdad es que no.

Hubo una época en que yo utilizaba Google, utilizaba Notion, utilicé Asana. En el teléfono tenía un montón de aplicaciones para un montón de cosas. Y terminaba gastando tiempo en configurar aplicaciones que haciendo el trabajo.

El error de la sobreproducción de dashboards inútiles.

Hubo una época en la que yo creaba dashboards para clientes en Notion. Quedaba muy lindo, a la gente le encantaba. Pero en primer lugar, mucha gente ni siquiera le daba bola. Hablo de clientes. ¿Por qué? Porque no era la plataforma que estaban acostumbrados a usar. Porque tenía una curva de aprendizaje. Y aunque todo quedaba bonito, muy organizado, era muy fácil encontrar la información, y crear tareas, y esas tareas asignar un responsable, en el día a día no era productivo.

Lo mismo ocurre con tareas. Hay muchas cosas que a lo largo del día vos te pones a hacer que no mueven la aguja. Ejemplo, imagínate que tu público viene por contenido en redes sociales. Y de repente te pones, no sé, a perder tiempo tratando de crear una automatización de no sé qué, o aprendiendo cosas que no vienen a cuenta. Que no digo que esté mal, pero si vos has podido detectar que tu tráfico es orgánico, lo que tenés que hacer es trabajar, poner todos los huevos en esa canasta, por lo menos, hasta que eso esté optimizado al mango. Y ahí sí, dedicarte a otra cosa.

Yo tuve que poner todos los porotos en el podcast. Y me funcionó. Hay momentos en los que hay que agrandar el ecosistema y hay momentos en los que no. Y al emprender, a veces, uno se marea. Pretende hacer todas las cosas, todo a la vez. Cuando empezás, por ejemplo, hay quienes dedican un montón de tiempo diseñando la tipografía, el logo, papelería, cuando en realidad lo podés hacer de manera mucho más sencilla, que te lleve menos tiempo.

El paradigma de la IA: el 80% lo hace la máquina.

La segunda gran idea es aprovechar hoy sí la inteligencia artificial. Yo más o menos tengo este parámetro. Para decidir en este diseño de negocio y de estructura, qué voy a hacer yo y qué va a hacer la inteligencia artificial, lo he hecho de manera muy sencilla.

Todas aquellas cosas en las que la inteligencia artificial sea muy superior a mí, no las voy a hacer yo. Por supuesto que tengo que tener control, porque las inteligencias artificiales no siempre te dan buenos resultados, también divagan. Pero, por regla general, todo aquello que pueda ser una inteligencia artificial, lo hará la inteligencia artificial.

Te doy un ejemplo con este podcast, porque yo la vengo usando hace un montón. En una época, yo transcribía a mano. Hace ya mucho tiempo que utilizando Whisper directamente la transcripción se hace sola. Y luego tengo una Gem de Gemini personalizada, que se llama Formateador, a quien yo le paso la transcripción del episodio y me hace lo que sería como una especie de artículo, con todos los títulos, con el H2, con toda la historia, para que quede prolijito en mi sitio web.

Yo soy el que diseña, yo soy el que da las instrucciones, yo soy el que en su cabeza diagrama todo el circo. Y en algunos casos me ayudo con la inteligencia artificial para que me complemente.

La decisión clave: qué hace la IA y qué hacés vos.

Si no sabés cómo decidir, qué querés que haga la IA y qué querés hacer vos, muy simple. Aquellas cosas en las que sea mucho más potente, más eficiente, más rápido, consuma menos recursos y te libere de tiempo (tiempo para pensar, tiempo para descansar, tiempo para meterle a cosas importantes), bueno, en ese caso será la inteligencia artificial. Ordenar ideas, planificar, ejecutar rápido, análisis de datos.

Yo he hablado mucho de contenidos. Pero a veces cuando estoy pensando cosas o quiero evaluar una herramienta o estoy creando contenido y aparece un video que dice lo último, la última novedad de Nano Banana y te aparecen 25 videos de Nano Banana. No me voy a poner a mirar los 25. Agarro las URL, se las doy a Cuaderno, le digo, acá tenés 25 fuentes, decime por favor a ver cuáles son las novedades y decime por favor a ver en qué me pueden servir a mí de acuerdo a mi proceso de creación de contenido.

Y lo que antes me hubiera llevado 10 horas, en 3 minutos ya sé de qué hablaron todos esos tipos. Y si me conviene, no me conviene, si realmente vale la pena darle bola, o si vale la pena darle bola, después miro el video. Así que vos fijate cómo la inteligencia artificial te puede servir en un montón de cosas.

La mejor productividad es desprenderte de tareas.

Otro punto importante en esto de la productividad, el síndrome de probar de todo. Yo probaba prácticamente cada aplicación nueva que aparecía. Y hoy ya no. No, yo me quedo con mi ChatGPT, mi Gemini y obviamente algunas cosas. Por ejemplo, acabo de pagar la suscripción anual de Freepik porque me puede facilitar muchísimo el trabajo. Pero, ah, que ahora salió ClickUp. Ah, que ahora salió ArtTable. Yo era de esos que iba cambiando de aplicación en aplicación.

Entonces, evita el síndrome de probar todo. Probá para encontrar aquello que te sirva. Una vez que te sirve algo, listo. Y no estoy diciendo que te cierres a novedades, pero no es a lo que decís, «ay, tengo que probar porque sigo a fulanita en Instagram y me dice, ‘ay, ahora salió esto nuevo'». No, no, cuanto menos mejor. Pocas y buenas.

Entonces, la mejor manera de ser productivo es cuanto menos cosas mejor y que eso que vos utilizás sea lo que realmente te funcione a vos, no lo que dicen los demás.

Entonces, para ir cerrando el episodio, algunos accionables. Hacete una lista de las herramientas y aplicaciones que usás. Es más, ¿sabés qué te voy a proponer?. Viste las mudanzas. Hay gente que dice: «pone todo en cajas y dejalo ahí. Y en la medida que vas necesitando, abrís la caja, sacás lo que necesitás». Seguramente que el 90% va a quedar en la caja meses porque son cosas que no usás.

Con las aplicaciones pasa lo mismo y con las tareas pasa lo mismo y con el consumo de los contenidos pasa lo mismo. No te vas a morir si no mirás los videos de un tipo que te gusta. Te voy a extrañar, pero uno tiene que priorizar de acuerdo a sus objetivos. Porque el tiempo es uno solo y es el mismo para todo el mundo.

Por lo tanto, la mejor manera de ser productivo es cuanto menos cosas mejor y que eso que vos utilizás sea lo que realmente te funcione a vos. Hacé un filtrado y quédate con lo que te sirvió, porque tiempo para incorporar cosas nuevas ya vas a tener. Como te decía, la clave no es tener ni más herramientas, sino simplemente decir, bueno, ¿qué quiero lograr? ¿Y esto qué quiero lograr? ¿Cómo lo puedo lograr con la mínima fricción? Menos cabeza, menos tiempo, menos desorden, menos aplicaciones, menos tareas. Esto es esencial.

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