965 Productividad: doble lista de tareas.
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Hoy vengo a hablarte nuevamente de productividad, a presentarte una técnica muy sencilla que tiene que ver con llevar dos listas de tareas para anotar en una de ellas lo más importante y en la segunda aquellas otras cosas que son necesarias pero no prioritarias. Si se te complica organizar tu día esto es para vos.
Una sencilla técnica para mejorar tu productividad.
Hoy te traigo una técnica sencilla de productividad basada en dos listas de tareas para ubicar en la primera aquellas que son más importantes de acuerdo a tus objetivos de vida o negocio y en la segunda otras tareas que sin dejar de ser importantes no son prioritarias.
Antes de ir al grano quiero decirte que no hay recetas mágicas como siempre ocurre con las técnicas, herramientas y sistemas. Como suelo indicar en mis consultorías de marketing digital siempre tenemos que adaptar lo que vemos por ahí a nuestro propio contexto y objetivos.
El segundo punto que quiero destacar tiene que ver con la productividad. A partir de mi experiencia y de la experiencia con mis clientes puedo decirte con certeza que ser productivo es un camino que tiene inicio pero no tiene final, vas a ir aprendiendo poco a poco y mejorando hasta encontrar ese punto justo en el que todo te funcione.
Eso sí, independientemente de la técnica, herramienta, sistema o metodología que utilices para ser más productiva o productivo hay un elemento central que no puede faltar y se trata de hacer primero lo más importante, aquello que te acerca a tus objetivos.
Por último y como siempre hago toda sugerencia sobre una técnica de productividad podés complementarla con otras ideas, para ello te dejo una lista de episodios sobre productividad.
Conviene hacer listas de tareas ¿Sí o No?
Lo de la lista de tareas es algo muy debatido en el mundo del emprendimiento. Hay quienes sostienen que es una buena idea crear una lista con los pendientes y hay quienes dicen que no es una buena idea.
En lo personal coincido más con el segundo grupo y tomo esta posición por experiencia. Cuando empecé a emprender creaba listas de tareas para mis proyectos, ideas y contenidos, finalmente esas listas se hacían interminables y eran tán abultadas que hasta me daba pereza recorrerlas.
Un día me dí por vencido, comprendí que jamás iba a hacer todo lo que había anotado en esas listas y decidí borrarlas. A partir de ahí comencé a trabajar de forma más inteligente, estratégica y eficiente. Ahora combino las listas de tareas (o anotaciones de ideas y elementos varios) con la técnica del time blocking.
Doble lista de tareas y time blocking.
El primer paso es crear las dos listas de tareas. Lógicamente, antes de hacerlo, es necesario que tengas definidos con anticipación tus objetivos a largo plazo.
- Lista de tareas principal: en esta lista vas a poner hasta un máximo de 3 tareas para cada día pero ¡atención! no cualquier tarea sino las más importantes, aquellas que te ayuden a alcanzar esos objetivos a largo plazo.
- Lista de tareas secundaria: aquí anotarás las tareas que sin dejar de ser importantes no son prioritarias (debajo te explico con un ejemplo).
El segundo paso es ubicar esas tareas en tu calendario utilizando la técnica del time blocking.
De este modo las tareas principales y las secundarias no quedarán «en el aire» tendrán un día y una hora reservada para que las ejecutes.
¿Por qué utilizar una doble lista de tareas?
El tiempo es limitado y si querés obtener resultados vas a tener SI o SI que dar prioridad a esas tareas que te lleven a esos resultados. Si mezclas todo vas a terminar haciendo lo que tenes ganas en vez de hacer lo que debés hacer de acuerdo a tus objetivos.
De todas maneras quiero reiterar que esta es apenas una sugerencia que te invito a considerar para que lo puedas probar y ver si efectivamente te sirve. No hay recetas que sirvan a todo el mundo y como te indiqué al comienzo te toca a vos encontrar lo que mejor se ajuste a tu forma de vida y trabajo.
Un ejemplo de una doble lista de tareas aplicado a un caso concreto.
Voy a utilizar de ejemplo mi propio negocio de consultoría de marketing.
De acuerdo a mi estrategia la creación de contenidos es fundamental para llegar a más personas, crear comunidad y conseguir clientes. Uno de los contenidos más potentes es mi podcast que ya lleva casi 1000 episodios.
Esto significa que todo lo relativo a la creación de contenidos es prioritario.
Además de crear contenidos también debo ocuparme de otros aspectos de mi negocio, como por ejemplo temas administrativos, de gerencia, de planificación y por supuesto brindar los servicios a mis clientes. Las tareas de esta naturaleza también son importantes. Son importantes pero no prioritarias.
Entonces y de acuerdo a lo anterior yo creo una doble lista de tareas de la siguiente manera.
- Lista principal: van las tareas prioritarias, en mi caso las que tienen que ver con la creación de contenidos pues son las que me acercan a los objetivos a largo plazo de mi negocio. Como por ejemplo anotar las ideas para los episodios del podcast, grabar los episodios, editarlos, publicarlos y crear otro tipo de contenidos como estas notas que estás leyendo.
- Lista secundaria: aquí pongo las demás tareas como gestionar clientes, la administración de mi negocio, capacitación, reuniones, etc. Como por ejemplo analizar el contexto de un cliente, responder correos, leer artículos de un blog, hacer un curso para capacitarme en determinado tema, etc.
La clave está en identificar lo importante.
Como habrás visto lo que hoy te compartí es super sencillo de entender y también de implementar, sin embargo, aunque no es complejo para que te sirva hay un elemento que es clave, de hecho es clave para cualquier estrategia tendiente a mejorar tu productividad.
Muchas veces lo complicado es poder categorizar las tareas de acuerdo a su relevancia, nos cuesta establecer prioridades en un punto creemos que todo lo que tenemos para hacer es importante cuando en realidad no lo es.
Por lo tanto, a fin de que esta técnica de productividad de la doble lista de tareas te sea útil tendrás que poner mucha atención en las tareas prioritarias. Identificar lo que te acerque a tus objetivos a mediano y largo plazo es lo esencial para sacar provecho de lo que hoy te recomiendo.
En conclusión.
La productividad no es una ciencia exacta, tampoco es un conjunto de «recetas milagrosas» que sirven para todo el mundo.
En lo personal lo considero un camino que arranca cuando nos damos cuenta de que somos un desastre trabajando mucho y logrando poco. A partir de allí vamos poco a poco avanzando y mejorando, así me ocurrió a mi ¿en tu caso como fue? Dale, dejame tus comentarios y contame como vas llevando esto de la productividad, qué sistema utilizás, qué técnica te es útil, etc.
De paso, ya que estamos, si la cosa se te pone «cuesta arriba» y no le encontrás la vuelta, recorda que con mis consultorías de marketing puedo ayudarte. Te doy una mano para que no desperdicies trabajo, tiempo ni dinero y puedas alcanzar tus objetivos. Dejame un mensaje en el formulario de contacto, contame sobre tu negocio y al toque te respondo.