Marketing digital para gente como uno

Episodio 274 │Productividad con calendar y Gmail.


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Productividad con calendar y Gmail. ¿Se puede llegar a la cima de la productividad utilizando solamente estas dos herramientas de la suite de Google? Creo que se puede y justamente es lo que estoy intentando hacer desde hace unos días con resultados asombrosos. Me está yendo tan bien que decidí contártelo en este episodio.

Productividad con Calendar y Gmail.

Se me ocurrió contarte en este episodio mis avances en relación a la organización de mi tiempo y mis tareas.

En esta oportunidad y luego de probar otras herramientas y distintas estrategias encontré una que promete ser la definitiva… el tiempo lo dirá.

Creo oportuno señalarte lo que siempre digo: que no existe una única solución para todos los casos. Lo que me sirve puede que te sirva a vos o puede que no, pero al menos cumplo en contarte para que lo pruebes, tal vez encuentres una solución como la que encontré yo.

Ey! ¿y Asana?

Tal vez te preguntes ¿Qué pasó con Asana? recordando el episodio 124 en el que te conté que volvía a utiliza otra vez esa aplicación de productividad luego de ver un curso de Ibon Azkoitia.

Resulta que me organicé de manera prolija con esa herramienta. Al principio todo marchaba de maravilla pero como somos personas y nuestra vida cambia, ocurren cosas, imprevistos, cambios de planes y cuestiones por el estilo aquello que planificamos en papel (o en Asana) hay oportunidades en las que debemos cambiarlo.

Así me ocurrió que durante unas semanas debido a demasiada carga de trabajo y estrés mental me ví obligado a reducir mi jornada laboral.

Nuevamente en carrera y al abrir Asana me encontré con una interminable lista de cosas inconclusas. Una verdadera ensalada de tareas y proyectos que cual trompada en la nariz me dieron la bienvenida a mi ritmo laboral.

En ese momento no solo tenía que volver a trabajar y hacerlo rápido y de manera eficiente sino que además y previamente debía organizar Asana lo que demandaba un tiempo precioso. Lo dejé en stand by hasta ver cómo lo resolvía.

Tareas y eventos con Gmail y calendar.

A los pocos días y de manera fortuita limpiando mi bandeja de entrada ya que sigo a rajatabla eso de “inbox 0” hice clic en los tres botoncitos verticales que aparecen en la barra superior cuando abrimos un correo con Gmail.

Ahí descubrí la funcionalidad de crear tareas a partir de los correos que recibimos, también desde ese acceso se pueden crear eventos.

Cómo crear tareas con Gmail y agregarlas a calendar.

Es muy sencillo, apenas un par de clics.

  • Abrís el correo electrónico que deseas transformar en tarea.
  • Vas a la barra superior y pulsás en los tres puntitos verticales.
  • Del menú de opciones que se abre seleccionás “añadir a tasks”
  • Se despliega a la derecha un panel que te permite configurar la tarea:
    • Agregarla a una lista ya creada.
    • Seleccionar una fecha de realización
    • Elegir una hora para hacerla.
    • Añadir si fuese necesario sub tareas.
  • Una vez configurada dicha tarea te aparecerá en tu calendar en el día elegido, incluso al hacer clic desde calendar podés abrir el correo que la originó

De modo similar podés crear eventos, configurarlo, invitar participantes, añadir notas aclaratorias y adjuntar documentos de Google desde tu Drive.

Video de ejemplo.

En el video que te comparto a continuación te muestro en un minuto cómo transformar un correo en una tarea.

Ejemplo: convertir correo a tarea en calendar (sin audio).

Mi productividad con calendar y Gmail se disparó.

Muchas veces cuando venimos con cansancio y estrés se nos nubla la capacidad de pensar. Este es un ejemplo de una solución que tuve siempre delante de las narices y no la veía, gracias a tomarme un tiempo pude analizar con mayor claridad las cosas.

Mi productividad con calendar y Gmail mejoró notablemente por varias razones. La más importante es que ahora tengo todo centralizado y utilizo Gmail como herramienta para centralizar mis proyectos y tareas.

Además no necesito utilizar aplicaciones externas y como tanto el correo como el calendario me acompañan siempre en el teléfono estoy permanentemente al tanto de las cosas que tengo para hacer.

Ahora cuando me llega un correo y el mismo es importante como para crear un evento o una tarea directamente y sin salir de Gmail lo añado al calendario en la franja horaria que corresponde de acuerdo a mi time blocking.

De esta manera no me quedan cosas pendientes ya que al calendario va lo importante y lo que no está en el calendario no se hace.

En conclusión.

Como te comenté al inicio no hay una solución única para todas las personas y situaciones por eso vale la pena probar alternativas hasta encontrar aquello que se adapta a nuestras necesidades.

Espero que esto que te cuento hoy te sirva para organizar tus días y avanzar de manera más ordenada y principalmente sin el estrés de tener interminables listas de tareas que amenazan tu paz laboral.

Enlaces.

Comparto con vos episodios con temas relacionados al tema de hoy. Estoy seguro de que te van a venir fenómeno para ampliar tus conocimientos.

Episodio 14 |Aprender a decir que no para mejorar como persona y profesional.

Episodio 29 | 5 hábitos para mejorar tu productividad.

Episodio 49 | Sugerencias para que mejores tu productividad.

Episodio 64 | Hacé valer tu tiempo y dispará tu productividad con Toggl.

Episodio 109 | Productividad en primera persona.

Contacto.

Te dejo el formulario para tus dudas, consultas o comentarios. Al toque te voy a responder.

También podés preguntarme por WhatsApp ingresando a respuestasdemarketing.com así te contesto en un episodio de mi otro podcast.

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